Kunde
United Sugars
Branche
Konsumgüter,
Lebensmitter
Schlüsselkompetenz
SAP EM, SAP TM, SAP PI (XI)
Go-live
05/2016
Land
Vereinigte Staaten
Automatisierung war das wichtigste Anliegen für die United Sugars Corporation (USC). Der US-Zuckerkonzern ist ausgesprochen „lean“ aufgestellt. Nur sechs Personen managen die Transporte und bewegen damit ein Viertel des amerikanischen Zuckermarktes. Da war es ganz wesentlich, dass Westernacher eine reibungslose, verlässliche und automatisierte Lösung für das Management der Transporte per Lkw und Zug implementieren konnte. Ein anderes Ziel von USC: die Abhängigkeit von externen Partnern beim Handling von Frachtrechnungen zu stoppen und das Schienentransportmanagement zu automatisieren.
SAP TM Kunden-Erfolgsgeschichte bei United Sugars
Dank einer hervorragenden partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Westernacher und USC und der reibungslosen Implementierung von SAP TM, ist USC jetzt in der Lage, 98 % der Frachtrechnungen automatisch zu verifizieren und verfügt außerdem über eine voll automatisierte Version für seine Schienentransportplanung. Für die neue Lösung mussten keine weiteren Mitarbeiter eingestellt werden.
Ein führender Marktteilnehmer in der Zuckerindustrie.
United Sugars Corporation (USC), angesiedelt in Moorhead, Minnesota in den Vereinigten Staaten, ist der führende Vermarkter für Industriezucker. Mit einem Marktanteil von nahezu 28 % deckt das Unternehmen ein Viertel der US Nachfrage nach Zucker.
Mein Ziel für United Sugars, ist es, Technologien einzusetzen, die uns als Unternehmen besser machen. Wir brauchen nur ein paar Schritte, um dahin zu gelangen.
Roger Perala, Senior Director of Business System, United Sugars Corporation
Ein großer Teil des Zuckers kommt aus Chicago. Jeden Tag werden 100 bis 125 Waggons und 300 bis 350 Lkw dort entladen. Die überwiegende Mehrheit geht direkt zu den Kunden im Raum Chicago oder an der Küste. Andere gehen zu Transferstationen, zum Beispiel der Niederlassung in Montgomery, Illinois, wo der Zucker in großen Silos gelagert wird, die 1,3 Millionen Zentner (66.000 Tonnen) aufnehmen können, oder direkt auf Lkw verladen und an Kunden geliefert werden.
USC wurde 1994 als Zusammenschluss mehrerer Zuckerkooperativen gegründet. Damals wurde entschieden, alle Ressourcen in einer Gesellschaft zusammenzuführen, um sich besser auf die Kunden fokussieren zu können. Die Kundenanforderungen erfüllen und sicherstellen, dass sie ihre Produkte rechtzeitig und in der gewünschten Qualität erhalten, ist es, was den Zuckerhersteller antreibt, seine Prozesse kontinuierlich zu erneuern und zu verbessern. Damals wie heute.
Die richtige Innovation für eine schlanke Organisation.
„Zucker ist sehr einzigartig als Produkt in dem Sinne, dass es für ein zuckerherstellendes Unternehmen sehr schwer ist, sich von Mitbewerbern zu unterscheiden. Zucker ist Zucker. Daher liegt der einzige Weg sich zu unterscheiden darin, einen besseren Kundenservice anzubieten“, sagt Rocky Wagendorf, Business Systems Technology Manager bei USC. Doch während der Zuckerriese danach strebt einen Service zu bieten, der alle Mitbewerber übertrifft, muss er gleichzeitig sicherstellen, dies in einer schlanken Organisation zu tun. Mit möglichst geringen Kosten in der Logistik, dem Handling, der Lagerung und dem Transport.
Wenn wir uns dafür entscheiden einen Business Prozess zu erneuern, nennen wir das „Custovating“. Es geht nicht darum, einen Prozess zu erneuern, sondern ihn so zu designen und zu denken, wie der Kunde es tun würde.
Rocky Wagendorf, Business System Technology Manager, United Sugars Corporation
„Wir sind stolz darauf, ein sehr schlankes Unternehmen zu sein. Und um schlank zu sein, müssen wir lernen, möglichst viele Prozesse zu automatisieren. Wir starten mit Innovation, aber ich denke wir enden mit Automation“, erklärt Wagendorf. Zum Beispiel: United Sugars entlädt 500 Lkw täglich. All das wird von dem zentralen Büro in Moorhead, Minnesota, organisiert, von einem Team mit nur 3 Dispatchern. „Wir sind eine ganz schmale Organisation mit nur fünf oder sechs Leuten, die unser Transportwesen managen und 300 Millionen US Dollar an Frachtkosten bewegen. Um das tun zu können, mussten wir unser Transportsystem so konfigurieren, dass jeder Auftrag eine Optimierungsroutine durchläuft und am Ende den passenden Carrier automatisch auswählt“, fügt Wagendorf hinzu.
Den Wechsel einläuten: echten Mehrwert zu einer etablierten Lieferkette bringen.
Für Roger Perala, den Senior Director des Business Systems bei USC geht es darum, Technologien aufzugreifen, die das Unternehmen als Ganzes verbessern. „Wir kümmern uns nicht um Veränderungen nur um der Veränderung willen. Wir suchen nach Veränderungen, die Verbesserungen bringen. Ohne Verbesserungen haben Innovationen keinen Wert. Leute mögen keine Veränderungen. Es macht also keinen Sinn, etwas zu verändern, wenn man es nicht muss.“
Der Wunsch von USC nach Veränderungen, die die Arbeit smarter und effizienter machen, brachte Westernacher an Bord. „Unsere Erfahrungen mit Westernacher waren von Anfang an sehr positiv. Sie waren in der Lage, mit uns vor Ort zu arbeiten, was für uns wichtig war. Sie verstanden die Feinheiten und die besonderen Anforderungen was die Planung und die Umsetzung des Schienenfrachtmanagements angeht“, erklärt Wagendorf. Für das Zuckerunternehmen ist der Schienentransport das Herz des Geschäfts. „Es war absolut unverzichtbar, dass wir ein Team von Beratern hatten, die das Schienenbusiness verstanden und uns helfen konnten, unsere Schienentransportprozesse auf einem neuen Level zu planen, umzusetzen und zu tracken.“
Die richtigen Leute an die richtigen Stellen im Projekt zu bringen, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für unser Geschäft.
Ram Vaidyanathan, Managing Director – Head of Operations, Americas, Westernacher Consulting
Wonach USC suchte, war ein Team, dass das Schienentransportgeschäft sowohl aus der Design- als auch der Entwicklungsperspektive betrachten konnte. „Es gibt nicht viele Beraterteams, die über solide Erfahrungen im Schienentransportmanagement verfügen. Wir fanden die richtigen bei Westernacher“, sagt Wagendorf.
Ram Vaidyanathan, Managing Director – Head of Operations, Americas bei Westernacher Consulting, bezeichnet das als einen partnerschaftlichen Ansatz, der zu einer echten Win-win-Situation führte. „Westernacher glaubt fest an den partnerschaftlichen Ansatz. Alle Projekte, die wir durchführen, erarbeiten wir mit den Kunden und wir wollen, dass sie sich bei jedem Implementierungsschritt verantwortlich fühlen. Wir glauben, dass dies der Weg ist, der Projekte erfolgreich macht. Exakt nach diesem Ansatz sind wir auch bei USC vorgegangen.“
Laut Vaidyanathan wurde das Projekt in zwei Phasen aufgeteilt. Phase 1 betraf alle Abrechnungen innerhalb von SAP TM und zielte darauf hin ab, die Funktionen für die Planung und Umsetzung des Schienentransportes zu automatisieren, zusammen mit dem Rechnungswesen für das ganze multimodale Transportwesen des Unternehmens. In Phase 2 konzentrierten wir uns auf die Implementierung einer automatisierten Lösung für die Lkw-Transporte.
Herausforderungen als Chancen im Umsetzungsprozess.
Wie bei anderen Projekten auch stießen USC und das Westernacher-Team auf zahlreiche Herausforderungen während des Umsetzungsprozesses. In Phase 1 musste das Beraterteam Altdaten aus dem vorhandenen System ins neue TM System einfügen. „Der reibungslose Transfer der bestehenden Daten ins neue TM System war sowohl technisch als auch funktionell die größte Herausforderung. Aber dank der Unterstützung von USC und der Projektmanagement- und Führungsverantwortung auf beiden Seiten, ist uns dies gelungen“, stellt Vaidyanathan fest.
0
Lkw-Ladungen täglich
0
Waggonladungen täglich
4500
Waggons täglich getrackt
0
Mio.
USD Frachtausgaben
Denise Eide, Business System Technology Manager bei USC, stellte anfangs die Integration des ERP Systems in Frage. „Prozessintegration war neu für uns. Wie lässt sich dies sowohl bei der Verwaltung der Lieferungen als auch beim Rechnungswesen realisieren?“
„Eine der größten Herausforderungen war, dass für die existierende Lösung kein Support mehr vorhanden war, das Unternehmen verwendete also eine Technik mit hohem Risikopotential“, fügt Vaidyanathan an. „Der Kunde legte Wert auf eine industriebasierte Standardlösung, mit Support und einer soliden Kundenbasis, also empfahlen wir die SAP Transport Management Lösung.“ Implementierungen mit voller Automatisierung waren für eine „leane“ Organisation wie USC unverzichtbar.
Wann immer weitere Herausforderungen hervortraten, hatte ich stets das Gefühl, das wir gemeinsam analysierten: Wo stehen wir? Was brauchen wir um weiter zu machen? Wie bekommen wir das geregelt? Ich hatte stets das Gefühl, dass wir alle Hindernisse überwanden. Ohne dieses Teamwork wäre es schwierig geworden.
Denise Eide, Business System Technology Manager, United Sugars Corporation
Weiterhin nutzte Westernacher so viele Standardlösungen wie möglich und fügte Anpassungen nur dann hinzu, wo sie nötig waren – sowohl im Bereich des Liefer- als auch des Rechnungswesens. „Die Performance und die Genauigkeit waren beeindruckend. Ich hatte Bedenken wegen der Aktualität und der Genauigkeit – aber beide Bedenken wurden zerstreut“, kommentiert Eide.
Die richtigen Leute zu finden, war ein weiterer entscheidender Faktor für die erfolgreiche Implementierung. „Es ist sehr wichtig, dass United Sugars über personelle Ressourcen verfügte, die sich in speziellen Gebieten ihres Business auskannten und es war eine ziemliche Herausforderung jemanden außerhalb zu finden, der zu diesen Kriterien passte“, sagte Vaidyanathan. „Glücklicherweise wurden wir in unserem globalen Netzwerk fündig. Wir machten einen unserer eigenen Mitarbeiter ausfindig, der über immense Erfahrungen auf diesem speziellen Gebiet verfügte und wir konnten ihn ziemlich schnell an Bord bringen und den Herausforderungen damit umgehend begegnen.“
Eide fügt hinzu: „Westernacher arbeitete mit uns zusammen, um jemand ins Projektteam zu bringen, der exakt auf das Anforderungsprofil passte, um das Projekt erfolgreich weiterzuführen.“
Ein neues Kapitel in der Automation: Die Früchte der Anstrengung ernten.
Bei Projektende war USC in der Lage 98% der Rechnungsprüfungsvorgänge automatisch abzuwickeln. Mit anderen Worten: 98% der eingehenden Rechnungen werden nun automatisch empfangen, verifiziert, geprüft und bezahlt. Dies ist ein bedeutender Erfolg: Kein anderer US-Kunde hat diesen Automatisierungsgrad vorher erreicht.
„Die Echtzeit-Integration zwischen TM und ERP erlaubt uns jederzeit einen akkuraten Einblick zu haben, was wir den Carriern schulden, da wir die Rechnungen in TM verarbeiten und mit unseren Frachtaufträgen vergleichen. Diese Information geht direkt zu ERP, sodass unsere Finanzabteilung sehen kann, wie hoch unsere Verbindlichkeiten exakt sind“, sagt Eide. „Es ist eine gewaltige Verbesserung, diese Transparenz zu haben.“
Laut Wagendorf war eine Hauptmotivation, sich für die SAP TM Lösung zu entscheiden, dass ein externer Anbieter, der bislang mit der Bearbeitung der Carrier-Rechnungen beauftragt war, nicht mehr benötigt wurde. „Wir hatten die Gelegenheit uns von dieser Geschäftsverbindung zu trennen und die gesamte Carrier-Abwicklung inhouse zu verarbeiten, jetzt wo TM mit FI und ERP integriert ist“, sagt Wagendorf.
Er erklärt weitere Benefits der TM Integration: „Wir waren in der Lage, sowohl was Schienen- als auch Lkw-Transporte angeht, die externen Verbindungen zu kappen, ohne dafür neue Leute hereinzuholen. Wir haben nicht nur die Ausgaben für den externen Anbieter gespart, sondern darüber hinaus auch bei uns freie Ressourcen gewonnen, die wir bisher für die Zusammenarbeit mit den Externen benötigten.“
0
Leute managen das
Transportwesen
30
Mio.
Zentner Zucker
0
%
der Rechnungen werden
automatisch geprüft
0
94
Wurde USC gegründet
Aus der Perspektive von SAP ERP war eines der Ziele alle Frachtrechnungen und Zahlungsanweisungen intern zu integrieren und in SAP ERP zu verarbeiten. „Dank der Hilfe von Westernacher waren wir in der Lage Standardfunktionen zu nutzen und individuelle Anpassungen vorzunehmen, um das Rechnungswesen automatisiert und mit weniger Fehlern zu betreiben: Das funktionierte ausgezeichnet,“ sagt Eide. „Die Anpassungen brauchten wir, um die richtigen Checks and Balances durchzuführen und die Informationen durchzuschleusen, die ERP benötigte.“
Ein anderes positives Resultat ist die Implementierung einer automatischen Planungsfunktion. „Von den 500 Lkw-Aufträgen, die wir täglich planen, werden etwas mehr als 400 automatisch verarbeitet, d. h. sowohl die Auswahl des Carrriers als auch die Erstellung der Ladelisten erfolgen automatisch und werden dann ins ERP System gespeichert. Dort endet dann die Versandroutine,“ sagt Wagendorf.
Westernacher ist ein seit vielen Jahren etabliertes Unternehmen auf dem amerikanischen Kontinent. Bereits vor 20 Jahren eröffnete das Unternehmen seine erste Tochtergesellschaft in den Vereinigten Staaten.
Westernacher als zuverlässiger Ratgeber im End-to-End-Prozess.
„United Sugars ist ein perfektes Beispiel dafür wie wir mit unseren Kunden zusammenarbeiten. Unsere Ratschläge bringen das Unternehmen einen nachhaltigen Umsetzungsprozess bis hin zur vollständigen Digitalisierung der Lieferkette. Genau das haben wir in einem End-to-End-Prozess mit United Sugars verwirklicht“, sagt Dominik Metzger, Managing Director Market Unit Americas bei Westernacher.
Es ist beeindruckend für mich zu sehen, was in den letzten 38 Jahren von der Dateneingabe auf Lochkarten bis heute passiert ist. Denken Sie an einen 10 k Computer und sehen Sie wie sich die Welt heute verändert hat. Wie sich der Berg an Daten und Informationen vergrößert hat und wie wertvoll diese Informationen sind. Was mich am meisten verwundert, ist die Tatsache, dass, wenn man vor 38 Jahren in die Zukunft geblickt hätte, nicht in der Lage gewesen wäre, vorherzusagen, was heute passiert.
Roger Perala, Senior Director of Business System, United Sugars Corporation
Nach Aussage Metzgers lässt das Unternehmen seine Kunden nicht auf halbem Wege im Umsetzungsprozess stehen, sondern begleitet sie bis zur vollständigen Realisierung, Schritt für Schritt, vom Anfang bis zum Ende. „Wir sehen Westernacher als vertrauenswürdigen Ratgeber für seine Kunden. Wir sehen uns als strategischen Partner, der mit seinen Kunden eine klare Vision umsetzen will. Was ist das eigentliche Ziel? Was bringt den USP, den Game Changer, für unseren Kunden? Dann führen wir ihn Schritt für Schritt durch den Umsetzungsprozess“, stellt Metzger klar.
Den Weg bereiten für eine automatisierte Zukunft.
Für jemand wie Wagendorf, der seit über 25 Jahren Systeme neu schreibt und ersetzt, war die totale Überarbeitung des TM Systems eine einschneidende Erfahrung. „Obwohl die Gefahr eines hohen Risikos bestand, wandelte sich das Projekt zu einem low risk Unterfangen und einer sehr positiven Gelegenheit für uns“, kommentiert Wagendorf. „Wir sind begeistert nun nach vorn zu blicken und mit Westernacher weiter daran zu arbeiten unser System weiter zu verbessern. Möglicherweise werden wir unsere ERP Box zu einer HANA Plattform migrieren. Das hätte für uns den Vorteil, dass wir daraus Echtzeitinformationen gewinnen könnten. Denn es ist entscheidend für uns, Geschäftsvorgänge nicht erst mit zwei bis drei Stunden Verzögerung sehen zu können wie in der Vergangenheit.“
Perala nimmt die Idee auf, das ERP System auszubauen: „Mir gefällt das Konzept von S4/HANA die Datengröße zu reduzieren und damit mehr Rechenkapazität freizusetzen und schneller Tabellen oder Datenhistorien anzuzeigen. Wenn man mit dieser Methode arbeitet und die Auswertungen verbessert, werden die historischen Daten noch wertvoller. Man kann blitzschnell verändern, was man auf dem Dashboard sehen will. Ich denke, das sind genau die Technologien, die wir in Zukunft nutzen wollen. Wir brauchen nur noch wenige Schritte dahin.“
USC ist eine sehr schlanke Organisation, sowohl im Bereich des Kundenservices als auch in den Planungsabteilungen oder in der IT. Wir müssen schlank aber effizient sein und der Schlüssel dazu liegt in der Automatisierung. „Wir sind stolz darauf, heute eine Menge Automatisierung zu haben, die uns nicht nur heute gute Dienste leistet, sondern uns den Weg in die Zukunft weist. Wenn wir in unserem Geschäft wachsen, müssen wir damit fortfahren, die Kundenbedürfnisse zu erfüllen, was die Kommunikation, die Dokumentation oder auch Alert-Nachrichten angeht, die wir ihnen senden“, sagt Eide. Sie schließt mit den Worten: „Wir haben wirklich unser Bestes gegeben und wir waren erfolgreich innovativ. Wir haben uns das Ziel gesetzt, auch in der Zukunft innovativ zu bleiben. Und das Transportplanungssystem hat uns auf den richtigen Weg gebracht.“
Die Partnerschaft von USC und Westernacher hat die Anforderungen von USC an eine schlanke und effektive Business-Organisation erfüllt und sofortigen Kundennutzen gebracht. Jetzt setzen wir den kontinuierlichen Innovationsprozeß gemeinsam mit weiteren Projekten fort.
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