Client
United Sugars
Secteur
Biens de consommation, Alimentation
Technologies clés
SAP EM, SAP TM, SAP PI (XI)
Go-live
05/2016
Pays
États-Unis
L’automatisation est au cœur des priorités du géant américain United Sugars Corporation (USC). Le département des transports, composé de six personnes, assure le transport d’un quart du sucre aux États-Unis. Il était donc essentiel que Westernacher implémente une solution automatisée transparente et fiable pour les mouvements de camions et de trains. USC souhaitait également supprimer la dépendance d’un sous-traitant pour la facturation du fret ferroviaire et automatiser sa fonctionnalité de planification et d’exécution.
Le témoignage de réussite de SAP TM chez United Sugars
Grâce à une excellente relation de travail entre Westernacher et USC et à une implémentation sans faille de SAP TM, l’entreprise est désormais en mesure d’automatiser 98 % de la fonctionnalité de vérification des factures et dispose d’une version entièrement automatisée de sa fonctionnalité de planification ferroviaire. Aucune nouvelle ressource humaine n’a été nécessaire. Des résultats tangibles ont été obtenus, et non un simple changement pour le plaisir.
Acteur clé du marché de l’industrie sucrière.
United Sugars Corporation (USC), basée à Moorhead, Minnesota, est le principal négociant de sucre industriel. Avec une part de marché d’environ 28 %, la société fournit actuellement du sucre pour environ un quart de la demande totale des États-Unis.
Mon objectif pour United Sugars est de nous doter de la technologie qui nous permettra de nous améliorer en tant qu’entreprise. Il nous faudra juste franchir quelques étapes pour y parvenir.
Roger Perala, directeur principal du système commercial, United Sugars Corporation
Une grande partie du sucre passe par le centre de Chicago. Chaque jour, 100 à 125 wagons et 300 à 350 camions y sont chargés. La grande majorité de ces wagons sont directement livrés aux clients, dans la région de Chicago ou sur la côte, tandis que d’autres sont acheminés vers des stations de transfert telles que l’installation de Montgomery, dans l’Illinois, où le sucre est soit stocké dans un grand silo ou dôme, d’une capacité d’environ 1,3 million de quintaux (145m lbs/66k tonnes), soit transféré directement dans un camion pour la commande d’un client.
La bonne innovation pour une organisation réduite.
Lorsque USC a été créée en 1994, elle était constituée de plusieurs coopératives sucrières. Il a été décidé à l’époque qu’il valait mieux mettre leurs ressources en commun pour se concentrer sur les clients. Depuis le début jusqu’à aujourd’hui, répondre aux attentes des clients et s’assurer qu’ils reçoivent leurs produits à temps et dans les délais impartis est ce qui pousse le fabricant de sucre à innover et à améliorer ses processus en permanence.
« Le sucre est très particulier en ce sens qu’il est très difficile pour une société productrice de sucre de se différencier d’une autre. Le sucre, c’est du sucre. Le seul moyen de se différencier est donc d’offrir un meilleur service à nos clients », explique Rocky Wagendorf, responsable de la technologie des systèmes d’entreprise à l’USC. Alors que le géant du sucre s’efforce de fournir un service inégalé par rapport à ses concurrents, il doit veiller à gérer une organisation très réduite en termes de dépenses dans les domaines de la logistique, de la manutention, de l’entreposage et du transport.
Lorsque nous choisissons d’innover un processus d’entreprise, nous l’appelons « custovating » (personnaliser et innover) : il ne s’agit pas seulement de changer un processus, mais de le concevoir et de le penser comme le pense notre client.
Rocky Wagendorf, directeur principal des systèmes d’entreprise, United Sugars Corporation
« Nous sommes fiers d’être une organisation très réduite. Et pour cela, nous devons apprendre à automatiser le plus grand nombre de processus possible. Cela commence donc par l’innovation, mais je pense que cela se termine par l’automatisation », explique M. Wagendorf. Par exemple, United Sugars charge 500 camions par jour. Tout cela est géré par le bureau central de Moorhead, dans le Minnesota, avec une équipe de seulement trois répartiteurs de camions. Avec une organisation aussi réduite, seules six personnes gèrent les activités de transport, pour des dépenses de fret de 300 millions de dollars. « Pour y parvenir, nous avons dû configurer notre système de transport de manière à ce que pratiquement chaque commande soit traitée par notre optimiseur et que le transporteur soit automatiquement sélectionné », ajoute M. Wagendorf.
Ringing the changes: Adding real value to an established supply chain.
Directeur principal des systèmes d’entreprise chez USC, Roger Perala s’est fixé pour objectif d’adopter des technologies qui améliorent son entreprise : « Nous ne cherchons pas à changer simplement pour changer, nous cherchons à apporter des améliorations. Il n’y a donc pas beaucoup d’intérêt à effectuer un changement s’il n’apporte pas d’améliorations. Les gens n’aiment pas le changement, il ne sert donc à rien de changer à moins d’y être obligé.”
Westernacher a été recruté pour répondre au besoin de changement d’USC, afin de travailler de manière plus intelligente et plus efficace. “Notre expérience avec Westernarcher Consulting a été très positive dès le départ. Ils ont été en mesure de bien nous comprendre et de trouver, sur place, ce qui était important pour nous, des ressources essentielles comprenant la complexité de la planification et de l’exécution du fret ferroviaire” s’exclame Wagendorf. Pour la société sucrière, le transport ferroviaire est au cœur de ses activités. « Il était absolument essentiel que nous disposions d’une équipe de consultants qui comprenne le transport ferroviaire et qui nous aide à porter nos processus métiers de planification, d’exécution et de suivi à un niveau supérieur », remarque Wagendorf.
L’apport des bonnes ressources est un élément très important de la réussite.
Ram Vaidyanathan, directeur général – chef des opérations pour les Amériques, Westernacher Consulting
Ce que USC recherchait, c’était une équipe qui comprenne le rail, tant du point de vue de la conception que du développement. « Il n’y a pas beaucoup d’équipes de consultants qui ont une solide expérience dans le domaine ferroviaire, et nous l’avons trouvée chez Westernacher », déclare Wagendorf.
Ram Vaidyanathan, directeur général – chef des opérations pour les Amériques chez Westernacher, qualifie la collaboration avec USC d’approche partenariale qui a débouché sur une situation purement gagnant-gagnant : « Westernacher croit vraiment en une approche de partenariat. Pour tous les projets que nous réalisons, nous travaillons avec les clients et nous voulons qu’ils assument la responsabilité de l’implémentation, car nous sommes fermement convaincus que c’est ainsi que nous réussissons les projets. C’est exactement la même approche que nous avons également utilisée pour l’implémentation de United Sugars. »
Selon M. Vaidyanathan, le projet a été divisé en deux phases. La phase 1 concernait tous les règlements financiers effectués dans SAP TM et visait à automatiser la fonctionnalité de planification et d’exécution ferroviaire, ainsi que les règlements financiers pour l’ensemble du système de transport multimodal dont ils disposent aujourd’hui. La phase 2 était davantage axée sur l’implémentation d’une solution automatisée pour les mouvements de camions.
Les défis comme opportunités sur la voie de la transformation.
Comme pour tous les projets, USC et l’équipe de Westernacher ont rencontré un certain nombre de défis sur la voie de la transformation. Au cours de la phase 1, l’équipe de consultants a dû réintroduire les données historiques du système hérité dans le système TM. « La transition en douceur des données historiques vers TM a été l’un des plus grands défis fonctionnels et techniques, mais nous avons pu le faire avec un très bon soutien de United Sugars, ainsi qu’une gestion de projet solide et des rôles de leadership au sein des deux entreprises », déclare Vaidyanathan.
0
camions chargés par jour
0
wagons suivis chaque jour sur les chemins de fer américains
4500
wagons chargés par jour
0
M
millions de dollars de dépenses de fret
Denise Eide, responsable de la technologie des systèmes d’entreprise chez USC, s’est interrogée sur l’intégration du système ERP au début : « l’IP (indice de profitabilité) était nouveau pour nous. Comment va-t-il s’intégrer à la fois au niveau des prestations et au niveau financier ? »
« L’un de leurs principaux défis était que leur solution existante ne bénéficiait plus d’aucun support, et qu’ils utilisaient donc techniquement une solution à haut risque », ajoute Vaidyanathan, expliquant qu' »ils voulaient passer à une solution standard basée sur le secteur, qui bénéficie d’un support et d’une base de clients, et nous leur avons donc recommandé la solution SAP Transportation Management ». Les implémentations qui bénéficient d’une automatisation complète sont particulièrement cruciales pour une organisation aussi réduite que USC.
Lorsqu’il y a eu d’autres défis, j’ai eu l’impression que nous avons toujours travaillé ensemble pour déterminer où nous en étions, ce dont nous avions besoin pour aller de l’avant et comment nous pouvions y parvenir. J’ai le sentiment que nous avons également relevé d’autres défis et que, sans ce travail d’équipe, ils auraient pu être des obstacles, mais ce n’a pas été le cas.
Denise Eide, responsable de la technologie des systèmes d’entreprise, United Sugars Corporation
En outre, ils ont appliqué autant de fonctionnalités standard que possible et ont ajouté des personnalisations appropriées lorsque cela s’avérait nécessaire, tant du point de vue de la livraison que du point de vue financier. « Les performances et la précision ont été impressionnantes. J’avais des inquiétudes quant à la rapidité et à l’exactitude des données, et ces deux conditions ont été remplies », commente Mme Eide.
La dotation en personnel a été un autre facteur déterminant pour la réussite de l’implémentation. « Il est très important que United Sugars dispose de ressources compétentes dans des domaines spécifiques de son activité, et il était difficile de trouver quelqu’un qui puisse répondre à ces critères », déclare Vaidyanathan. « Heureusement, grâce au réseau mondial de Westernacher, nous avons pu trouver l’un de nos propres employés qui avait une immense expérience dans ce domaine, et nous avons pu l’intégrer très rapidement et atténuer ces défis immédiatement. »
Eide ajoute : « Westernacher a travaillé avec nous pour recruter quelqu’un qui correspondait exactement à ce dont nous avions besoin pour la suite du projet ».
Récolter les fruits d’un nouveau chapitre de l’automatisation.
À la fin du projet, l’USC a pu automatiser 98 % de sa fonctionnalité de vérification des factures. En d’autres termes, 98 % des factures reçues sont désormais automatiquement reçues, vérifiées, contrôlées et envoyées pour paiement aux fournisseurs. Il s’agit d’une réalisation importante, car aucun autre client américain n’a réussi à atteindre ce résultat auparavant.
« Le fait d’avoir cette intégration en temps réel entre TM et ERP nous permet d’avoir, à tout moment, une vue précise de ce qui est dû aux transporteurs, car lorsque nous traitons les factures dans TM et que nous les validons par rapport à nos commandes de fret, ces informations sont directement transférées dans ERP afin que notre groupe financier puisse voir ce qui est dû et à quoi ressemblent nos dettes auprès des vendeurs de fret », explique Eide. « C’est une amélioration considérable qui nous permet d’avoir cette visibilité. »
Selon M. Wagendorf, c’est l’élimination d’une société tierce qui s’occupait de tous les règlements des factures des transporteurs, qui a incité USC à adopter la solution TM de SAP. « Nous avons eu la possibilité de mettre un terme à cette relation et d’intégrer en interne tous les règlements des transporteurs, la solution TM étant étroitement intégrée à FI et ERP », explique Wagendorf.
Il explique ensuite les avantages apportés par l’intégration de TM : « Nous avons pu réaliser cette intégration à la fois pour le rail et pour les camions sans embaucher de nouvelles personnes. Non seulement nous avons économisé les frais de la tierce partie, mais nous avons aussi libéré certaines de nos ressources en n’ayant pas à synchroniser le système de quelqu’un d’autre avec le contrat d’un transporteur. »
0
personnes gérant le service des transports
30
M
de quintaux de sucre
0
%
de vérification automatisée des factures
0
94
Création de USC
Du point de vue de SAP ERP, l’un des objectifs était d’intégrer toutes les factures et tous les paiements de fret en interne et de les faire traiter par SAP ERP. « C’est avec l’aide de Westernacher que nous avons pu utiliser la fonctionnalité standard et ajouter la personnalisation dont nous avions besoin pour faire cela automatiquement et avec moins d’erreurs, et cela a très bien fonctionné », commente Eide. « Les éléments de personnalisation étaient ce dont nous avions besoin pour avoir les bons contrôles et les bons équilibres et pour transmettre les informations dont ERP avait besoin. »
Une autre réalisation est l’implémentation d’une version automatisée de la fonctionnalité de planification : « Sur les 500 commandes de camions que nous planifions chaque jour, un peu plus de 400 d’entre elles, soit 80 %, entrent et sortent du système de transport grâce à la sélection automatique du transporteur et à l’exportation automatique du plan de chargement dans notre système ERP hôte, et l’autorisation d’expédition de la livraison sort de cette installation », explique M. Wagendorf.
Westernacher en tant que conseiller de confiance dans un parcours de bout en bout.
Westernacher est présent depuis longtemps sur le continent américain. La société a ouvert sa première filiale aux États-Unis il y a 20 ans.
« United Sugars est un parfait exemple de la façon dont nous aimons travailler avec les clients, car ce que nous préconisons, c’est vraiment d’emmener un client à travers le parcours d’une transformation et de la digitalisation de sa Supply Chain, et c’est ce que nous avons fait avec United Sugars. De bout en bout », déclare Dominik Metzger, directeur général de l’unité de marché Amériques chez Westernacher.
Je suis stupéfait de voir la transition qui s’est opérée entre la saisie de données sur des cartes, il y a 38 ans, et ce qui se passe aujourd’hui. Lorsque l’on parle d’un ordinateur à 10 000 dollars, on voit à quel point l’innovation a changé, la quantité de données et d’informations dont nous disposons et la valeur de ces informations. Ce qui m’étonne, c’est que si on nous avait dit d’imaginer, il y a trente-huit ans, ce qui est en train de se produire aujourd’hui, je ne sais pas si nous en aurions été capables.
Roger Perala, directeur principal du système commercial, United Sugars Corporation
Selon M. Metzger, Westernacher ne laisse pas ses clients à mi-chemin de leur parcours de transformation, mais les accompagne tout au long de ce parcours, du début à la fin, étape par étape. « Nous considérons Westernacher comme un conseiller de confiance pour nos clients. Nous nous considérons comme des partenaires stratégiques qui souhaitent établir une vision claire avec nos clients. Quel est l’objectif final ? Qu’est-ce qui apporte vraiment l’USP, ce qui change la donne pour notre client ? Ensuite, nous les accompagnons pas à pas dans ce voyage de transformation », déclare M. Metzger.
Ouvrir la voie vers un avenir automatisé.
Pour quelqu’un comme Wagendorf, qui réécrit et remplace des systèmes depuis plus de 25 ans, cette expérience, qui consistait en une réécriture totale de leur système TM, a été déterminante. Alors qu’elle pouvait présenter un risque plus élevé, « elle s’est révélée très peu risquée et très positive pour nous », commente M. Wagendorf. « Nous sommes ravis d’aller de l’avant et de continuer à travailler avec Westernacher sur la mise à niveau de notre système. À terme, nous déplacerons notre boîte ERP sur une plateforme HANA, ce qui, soit dit en passant, nous apporte un avantage dans la mesure où nous sommes en mesure de tirer des informations transactionnelles en temps réel de notre système HANA aujourd’hui, ce qui est essentiel pour nous afin de ne pas avoir des décalages d’information de deux ou trois heures, comme c’était le cas dans le passé. »
M. Perala se fait l’écho du projet de modernisation du système ERP : « J’aime beaucoup le concept de S/4HANA, qui permet de réduire la taille des données et de disposer de la vitesse des ordinateurs pour générer vos tableaux et votre historique, et de modifier ces méthodes et d’améliorer ces données au fil du temps. Je pense donc qu’il s’agit là de technologies auxquelles nous voulons accéder à l’avenir, il nous faudra juste franchir quelques étapes pour y parvenir.
USC est une organisation réduite à l’essentiel, tant dans les domaines du service à la clientèle et de la planification des transports que dans les groupes informatiques. Il s’agit d’être à la fois léger et efficace, et l’automatisation est la clé de cette efficacité. « Nous sommes fiers de disposer d’un grand nombre d’automatismes qui non seulement nous servent aujourd’hui, mais nous permettent également d’aller de l’avant dans le futur. À mesure que notre entreprise se développe, nous devons continuer à répondre aux besoins de nos clients, en termes de communication, de documentation et d’alertes que nous leur envoyons », explique M. Eide, qui conclut : « Nous avons vraiment essayé – et réussi – d’innover et de nous préparer à continuer d’innover à l’avenir. Et le système de planification des transports nous a vraiment aidés à le faire ».
Le partenariat entre USC et Westernacher a répondu aux besoins d’USC de s’adapter au modèle d’entreprise allégé et efficace et, en fin de compte, d’apporter de la valeur aux clients. D’autres histoires d’innovation non-stop attendent United Sugars et Westernacher.
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