Westernacher macht den Schritt zu S/4HANA

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Kunden

Westernacher

Branche

IT & Consulting

Schlüsselkompetenz

SAP S/4HANA

Jahr

2020

Land

Global

Als Pionier in der SAP-Beratung ist Westernacher Consulting auch führend beim Umstieg auf S/4HANA. Mit einer globalen Brownfield-Umstellung in 13 Ländern mit 16 Buchungskreisen hat Westernacher den Crossover vom ECC-System auf S/4HANA gemacht. Die Migration verlief nahtlos und ohne große Betriebsunterbrechung – ein großartiges Beispiel dafür, wie einfach und effizient die Umstellung sein kann. Westernacher Consulting ist jetzt mit neuen Funktionen und Apps besser gerüstet und noch besser auf zukünftige Kundenprojekte vorbereitet.

Der eigenen Roadmap für Veränderungen folgend.

Im Jahr 1969 gegründet, ist Westernacher Consulting heute weltweit tätig, mit Beratern in Europa, Asien und Amerika. Mittelständische bis große Unternehmen vertrauen auf Westernacher als zuverlässigen Partner für Innovation und operative Exzellenz. Mehr als 650 Berater bieten fundiertes Know-how in der Prozess- und SAP-Beratung, im Design und in der Implementierung von komplexen IT-Anwendungen.

Mit Hauptsitz in Heidelberg managt Westernacher Consulting globale Rollouts und bietet Change Management sowie Schulungen an. Seit mehr als 50 Jahren treibt der SAP-Goldpartner die Digitalisierung und Automatisierung voran. Heute ist Westernacher eine der weltweit führenden Marken für technologiegetriebene Innovationen.

Seit 1993 ist Westernacher der Experte für SAP ERP & Finance. Als S/4HANA-Pionier haben wir das erste S/4HANA Simple Finance implementiert, die erste S/4HANA-Cloud-Lösung angeboten, die erste S/4HANA-Umstellung im Industriemaschinenbau durchgeführt und eine der ersten S/4HANA Embedded EWM und TM implementiert. Wenn wir unseren Kunden S/4HANA empfehlen, wissen wir, wovon wir sprechen. Wir nutzen S/4HANA jetzt selbst und nutzen die umfangreichen Vorteile, die es bietet.

Der einzige Weg in die digitale Zukunft.

Nach 10 Jahren in unserer bestehenden SAP ECC-Umgebung vollzogen wir den Technologiesprung zu S/4HANA, um die Funktionalitäten und Apps nutzen zu können, die die neue Innovationsplattform bietet – damit verfolgen wir das gleiche Ziel wie jedes moderne Unternehmen, das gut gerüstet in die Zukunft gehen will.

Die Migration auf S/4HANA ist der einzige Weg, auf dem Sie weiterhin von Updates und Innovationen der SAP profitieren können. Fehlende Innovationen in einem der Kernsysteme Ihres Unternehmens könnten zum Verlust Ihres Wettbewerbsvorteils führen. Daher ist die Umstellung auf S/4HANA ein unumgänglicher strategischer Schritt. Westernacher, als Pionier in Sachen SAP-Technologien und -Implementierungen, ist ein gutes Beispiel dafür, wie man die Umstellung effizient durchführt und einen reibungslosen Übergang schafft.

In jeder Umstellung stecken Herausforderungen.

Die technische Umstellung unseres internen SAP ECC-Systems auf SAP S/4HANA begann im Januar 2020. In der Vorbereitungsphase wurde das bestehende ECC-System in ein Sandbox-System kopiert und zur Vorbereitung auf S/4HANA eingehend analysiert. Im April wurde dieses Sandbox-System auf S/4HANA umgestellt und anschließend von den Fachanwendern getestet. Das Produktivsystem wurde an einem Wochenende im Oktober erfolgreich in Betrieb genommen.

Um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten, hatten wir im Vorfeld folgende Herausforderungen einkalkuliert: Schulung, Abrechnung, Datenbereinigung, Arbeitsbelastung, gleichzeitiger Go-Live und externe Schnittstellen. Im Laufe der Implementierung wurden diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert.

1

Schulung unter den “neuen normalen” Abläufen des Jahres 2020

50 Kolleginnen und Kollegen aus dem Buchhaltungs-Team und die Backoffice-Teams musste geschult werden – und das rund um den Globus. Inmitten der Covid-19-Pandemie eine besondere Herausforderung. Alle Schulungen wurden remote durchgeführt, während unser gesamtes S/4-Team von zu Hause aus arbeitete. Am Ende erwies sich der Schulungsaufwand viel geringer als geplant, da jede Person weniger als einen Tag Schulung vor dem Go-Live benötigte.

2

Rollback für die Abrechnung geplant

Wenn etwas schief ginge, fielen die Abrechnungsprozesse aus. Als Teil unserer Cutover-Aktivitäten hatten wir einen Rollback für den Fall geplant, dass die Migration an verschiedenen von uns eingerichteten Kontrollpunkten fehlschlägt. In der Praxis gab es keine einzige Panne. Unsere Kunden haben von den Änderungen im Backend nichts mitbekommen.

3

Geschäftspartnerkonzept für die Datenumstellung

Es ist uns gelungen, alle Daten korrekt und vollständig innerhalb des erwarteten Zeitrahmens zu migrieren. Als Konvertierungsfenster nutzten wir ein langes Wochenende – insgesamt drei Tage – was bedeutet, dass nur ein einziger Arbeitstag beeinträchtigt wurde. Dieser zusätzliche Tag wurde für letzte Systemprüfungen durch die Endanwender genutzt, bevor das System freigegeben wurde. Eine Umstellung wie aus dem Lehrbuch.

Der einzige Bereich, in dem zusätzliche Arbeit notwendig war, betraf die Umstellung unserer Lieferanten und Kunden auf das neue Geschäftspartnerkonzept. Die Kunden-/ Lieferantenintegration ist eine Voraussetzung für die Umstellung auf S/4HANA, die eine zentrale Verwaltung von Stammdaten für Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten ermöglicht und damit den Betrieb und die Finanzberichterstattung vereinfacht.

4

Auswirkungen auf reguläre Geschäftsprozesse

Würde die Implementierung das Team, das „nebenher“ noch das normale Tagesgeschäft bewältigen muss, überlasten? Natürlich, es gab zusätzliche Arbeit für das S/4HANA-Team, aber nicht so viel, dass wir zusätzliche Mitarbeiter einstellen mussten. Wesentlich für den Erfolg des Projekts war ein dedizierter Projektmanager, während alle anderen Rollen einschließlich der Berater in Teilzeit arbeiteten.

5

Multi-Entity-Cutover

Unbestreitbar, die gleichzeitige Umstellung eines SAP ECC-Systems mit 16 rechtlichen Einheiten auf der ganzen Welt und 16 Buchungskreisen kann eine echte Herausforderung sein. Da es aber keine Möglichkeit gab, eine Entität nach der anderen umzustellen, wurde die Implementierung im großen Stil durchgeführt. Dies ist mit minimalen Problemen gelungen. Hierzu wählten wir den einstufigen Ansatz, bei dem die Migration der Datenbank und das Software-Update gleichzeitig durchgeführt wurden.

6

Externe Schnittstellen

Eine Reihe von externen Schnittstellen musste berücksichtigt und getestet werden. Mit etwas Aufmerksamkeit vor dem Cutover war dies ein nahtloses Unterfangen ohne größere Überraschungen.

Einfacher und schneller mit S/4HANA.

Nach der erfolgreichen Umstellung auf SAP S/4HANA nutzt unser Finanzteam nun die positiven Veränderungen, die die neue innovative Plattform mit sich bringt. Die bedeutendste Verbesserung sind deutlich schnellere Geschäftsprozesse in einer vereinfachten IT-Landschaft, die eine belastbare, agile Entscheidungsfindung ermöglicht. Die spaltenbasierte In-Memory-Datenbank SAP HANA beschleunigt die Datenverarbeitung immens und vereinfacht gleichzeitig das Datenmodell.

Das Geschäftspartnerkonzept vermeidet die Duplizierung von Stammdaten und vereinfacht das Finanzreporting, da es die zentrale Verwaltung von Stammdaten für Kunden und Lieferanten ermöglicht. Die intuitive, auf Fiori basierende Benutzeroberfläche sorgt für eine außergewöhnliche Benutzererfahrung. Dies reduziert einerseits Fehler und erhöht auf der anderen Seite noch die Produktivität. Der Wechsel auf SAP S/4HANA gibt uns die Möglichkeit, von weiteren positiven Erfahrungen zu profitieren und bereitet uns zusätzlich auf zukünftige Kundenprojekte vor.

Was die Umstellung erfolgreich machte.

Es war eine globale Big-Bang-Implementierung in 13 Ländern mit 16 Buchungskreisen eines maßgeschneiderten, 10 Jahre alten ECC-Systems auf S/4HANA. Den großen Erfolg und die reibungslose Umstellung verdanken wir einem starken Team von Beratern mit hervorragendem Know-how und Erfahrung, die für einen reibungslosen Übergang unerlässlich waren. Danke auch den erfahrenen und engagierten Fachanwendern, die sich die Zeit genommen haben, zum Design und den Tests beizutragen, während sie weiterhin ihren täglichen Aufgaben nachgingen. Ein engagierter Projektmanager ist entscheidend, um die Arbeitsbelastung zu organisieren – besonders wenn alle Rollen in Teilzeit besetzt sind. Frühzeitige Kommunikation und sorgfältige Planung sind ebenfalls Erfolgsfaktoren. Planen Sie mehr Ausfallzeiten ein, als Sie glauben zu benötigen. Und zu guter Letzt: Testen, testen und nochmals testen.

Ich machte mir Sorgen hinsichtlich der geschäftlichen Risiken, die mit einer Veränderung dieser Größenordnung verbunden sind. Aber mit Planung und einem gut informierten Team war dies wirklich ein großer Erfolg für uns.

Roger Brooks, CFO bei Westernacher Consulting

Kontinuierliche Verbesserungen.

Die Umstellung half uns, zusätzliche Stärken innerhalb unserer Teams zu identifizieren, was zu neuen Change-Request-Prozessen führte. Vor diesem Hintergrund haben wir Business Owner pro Prozess ernannt, die nun Prozessverbesserungen priorisieren und planen.

Nach einer zweiwöchigen Hypercare-Phase begannen wir mit einem Programm von Prozessverbesserungen, die es uns ermöglichen, mit dem neuen System effizienter zu arbeiten.

Die verbleibenden Konzerneinheiten, die noch nicht mit SAP arbeiteten, werden nun umgestellt, während wir S/4HANA in unseren verbleibenden Regionen ausrollen.

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