Client
Westernacher Consulting
Secteur
Informatique et conseil
Expertise clé
SAP S/4HANA
Go-live
2020
Pays
Mondial
En tant que société de conseil SAP pionnière, Westernacher Consulting montre la voie à suivre pour passer à S/4HANA. L’entreprise a récemment franchi le pas avec une conversion globale dans 13 pays avec 16 codes de société pour le passage d’un système ECC à S/4HANA. La migration s’est déroulée en toute transparence, avec peu de perturbations dans les opérations – un exemple éclatant de la simplicité et de l’efficacité d’une conversion. Westernacher Consulting est désormais mieux équipé avec les nouvelles fonctionnalités et applications proposées, et encore mieux préparé pour les futurs projets de ses clients.
Suivre notre propre feuille de route vers le changement.
Fondé en 1969, Westernacher Consulting est présent dans le monde entier, avec des consultants en Europe, en Asie et en Amérique. Les moyennes et grandes entreprises considèrent Westernacher comme un partenaire de confiance pour l’innovation et l’excellence opérationnelle. Nos plus de 650 consultants offrent une expertise approfondie en matière de processus et de conseil SAP, de conception et d’implémentation d’applications informatiques complexes.
Westernacher Consulting, dont le siège se trouve à Heidelberg, en Allemagne, gère également des déploiements mondiaux et propose des services de gestion du changement et de formation.
Depuis plus de 50 ans, le partenaire Gold de SAP est à l’avant-garde de la digitalisation et de l’automatisation. Aujourd’hui, Westernacher est l’une des marques les plus importantes au monde en matière d’innovation basée sur la technologie.
Westernacher Consulting est l’expert de SAP ERP & Finance depuis 1993. Pionnier de S/4HANA, nous avons implémenté la première S/4HANA Simple Finance, offrant la première solution cloud S/4HANA et réalisant la première conversion S/4HANA dans le secteur des machines industrielles. Nous sommes parmi les tout premiers en matière d’implémentations S/4HANA centralisées EWM et TM. Tout en recommandant S/4HANA à nos clients, nous aimerions naturellement l’implémenter pour nous-mêmes et en récolter les bénéfices que nous lui connaissons.
S’engager sur l’unique voie vers un avenir digitalisé.
Après 10 ans dans notre environnement SAP ECC existant, nous devions franchir le pas technologique vers S/4HANA afin de débloquer un grand nombre de fonctionnalités et d’applications que propose la nouvelle plateforme – le même besoin que celui de toute entreprise moderne qui souhaite être bien équipée pour l’avenir.
La migration vers S/4HANA est le seul moyen de continuer à bénéficier des mises à jour et des innovations de SAP. Le manque d’innovation dans l’un des systèmes centraux de votre entreprise pourrait vous faire perdre votre avantage concurrentiel. C’est pourquoi la conversion à S/4HANA est un mouvement stratégique inévitable. Westernacher, pionnier des technologies et des implémentations SAP, a montré l’exemple d’une exécution efficace de cette conversion, en réalisant une transition en douceur.
Chaque conversion comporte des défis.
La conversion technique de notre système SAP ECC interne vers SAP S/4HANA a débuté en janvier 2020. Au cours de la phase de préparation, le système ECC existant a été copié dans un système bac à sable et analysé en détail pour se préparer à S/4HANA. En avril, ce système bac à sable a été converti en S/4HANA, qui a ensuite été testé par les utilisateurs. Le système de production a été mis en service avec succès le temps d’un week-end en octobre.
Avant le début du projet, nous avions pris en compte les défis suivants pour assurer une implémentation en douceur : formation, facturation, nettoyage des données, charge de travail, Go-live simultané et interfaces externes. Au cours de l’implémentation, nous avons relevé ces défis avec succès.
1
Formation selon les procédures « normales » de 2020
Une équipe de 50 comptables et équipes de back-office a dû être reconvertie – dans le monde entier. Cette tâche a été rendue particulièrement difficile par la pandémie de Covid-19. Toutes les formations ont été menées à distance alors que l’ensemble de notre équipe S/4 travaillait à domicile. En fin de compte, l’effort de formation a été bien moindre que prévu, chaque personne n’ayant eu besoin que d’une journée partielle de formation avant le Go-live.
2
Retour en arrière prévu pour la facturation
En cas de problème, nos processus de facturation auraient échoué. Dans le cadre de nos activités de transition, nous avions prévu un retour en arrière au cas où la migration aurait échoué à différents points de contrôle que nous avions mis en place. Dans la pratique, il n’y a pas eu le moindre problème et nos clients n’auraient pas été conscients des changements apportés à notre backend.
3
Concept de partenaire commercial pour la conversion des données
Nous avons réussi à migrer toutes les données de manière précise et complète dans les délais prévus. Notre fenêtre de conversion était un long week-end – trois jours au total – ce qui signifie qu’une seule journée de travail a été affectée. Ce jour supplémentaire a été utilisé pour les dernières vérifications du système par les utilisateurs finaux avant le lancement du système. Une vraie conversion en douceur.
Le seul domaine dans lequel nous avons dû effectuer des travaux supplémentaires concerne la conversion de nos fournisseurs et de nos clients au nouveau concept de Business Partner. L’intégration des clients/fournisseurs est une condition préalable au passage à S/4HANA, ce qui permet de gérer de manière centralisée les données de base des partenaires commerciaux, des clients et des fournisseurs, simplifiant ainsi les opérations et les rapports financiers.
4
Impact sur les processus métiers habituels
L’implémentation allait-elle surcharger l’équipe qui a un travail quotidien à accomplir ? Notre équipe S/4HANA a bien sûr dû assumer une charge de travail supplémentaire, mais pas suffisamment importante pour nous obliger à embaucher du personnel supplémentaire. Un chef de projet dédié a été essentiel à la réussite du projet, tandis que tous les autres rôles, y compris les consultants, ont été assumés à temps partiel.
5
Conversion de plusieurs entités
Il est indéniable que la conversion d’un système SAP ECC de 16 entités juridiques à travers le monde avec 16 codes de société en une seule fois peut être un véritable défi. Comme il n’était pas possible de convertir une entité à la fois, nous avons dû procéder à une implémentation de grande envergure. Celle-ci s’est avérée un succès avec un minimum de problèmes. Nous avons opté pour une approche en une étape, la migration de la base de données et la mise à jour du logiciel étant effectuées simultanément.
6
Interfaces externes
Un certain nombre d’interfaces externes ont dû être prises en compte et testées. Moyennant une certaine attention avant la transition, l’exercice s’est déroulé sans heurts et sans surprises majeures.
Plus simple, plus rapide avec S/4HANA.
Après la réussite de la conversion à SAP S/4HANA, notre équipe financière profite désormais des changements positifs apportés par la nouvelle plateforme innovante. L’amélioration la plus significative est l’accélération des processus métiers avec des paysages informatiques simplifiés, rendant possible une prise de décision résiliente et agile. La base de données en mémoire SAP HANA accélère considérablement le traitement des données tout en simplifiant le modèle de données.
Le concept de Business Partner évite la duplication des données de base et simplifie les rapports financiers, car il permet une gestion centralisée des données de base pour les clients et les fournisseurs. Une interface utilisateur intuitive basée sur Fiori apporte une expérience utilisateur exceptionnelle, ce qui se traduit par une réduction des erreurs et une augmentation de la productivité. Le passage à la nouvelle plateforme de SAP nous donne l’occasion de bénéficier d’autres expériences positives avec S/4HANA et nous prépare à de futurs projets clients.
Ce qui a fait le succès de la conversion.
Il s’agissait d’une implémentation big bang mondiale dans 13 pays avec 16 sociétés d’un système ECC sur mesure vieux de 10 ans vers S/4HANA. Nous attribuons cet énorme succès à une solide équipe de consultants, dotés d’un savoir-faire et d’une expérience remarquables, aspects essentiels d’une transition en douceur. Le mérite en revient également aux utilisateurs expérimentés et engagés, qui ont pris le temps et fait l’effort de contribuer à la conception et aux tests tout en continuant leur travail quotidien. Un chef de projet dédié est essentiel pour organiser la charge de travail, en particulier lorsque toutes les fonctions sont exercées à temps partiel. Une communication précoce et une planification minutieuse sont également des facteurs de réussite. Prévoyez plus de temps d’arrêt que vous ne pensez en avoir besoin. Enfin et surtout, il faut tester, tester et encore tester.
J’étais préoccupé par les risques commerciaux associés à un changement de cette ampleur, mais grâce à la planification et à une équipe bien informée, ce projet a vraiment été une grande réussite pour nous.
Roger Brooks, CFO de Westernacher Consulting
Améliorations continues.
La conversion nous a permis d’identifier des points forts supplémentaires au sein de nos équipes, ce qui a débouché sur de nouveaux processus de demande de changement. À la lumière de ces éléments, nous avons nommé des responsables d’entreprise pour chaque processus, qui établissent désormais des priorités et planifient les améliorations à apporter aux nouveaux processus.
Après une phase d’hypercare de deux semaines, nous avons entamé un programme d’amélioration des processus, qui nous permet de travailler plus efficacement avec le nouveau système.
Les autres entités du groupe qui n’utilisaient pas encore SAP seront maintenant converties au fur et à mesure que nous déploierons S/4HANA dans les régions restantes.
Partager cet article
