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Die Bereitstellung von SAP S/4HANA Public Cloud erfordert strategische Planung, sorgfältige Koordination und disziplinierte Ausführung. Im Gegensatz zu traditionellen On-Premise-Implementierungen unterliegt das Public-Cloud-Modell einigen Einschränkungen in Bezug auf Anpassung, Skalierbarkeit und betriebliche Flexibilität. Daher ist ein effektives Projektmanagement entscheidend, um diese Einschränkungen auszugleichen und gleichzeitig die Unternehmensziele zu erreichen.
Grundlagen für den Erfolg.
Der Erfolg von SAP S/4HANA Public Cloud-Implementierungen hängt von mehreren Faktoren ab. Wenn das Führungsteam eine klare Richtung vorgibt und sich aktiv für das Programm einsetzt, insbesondere im Hinblick auf die Standardisierung von Prozessen, wird die Implementierung wesentlich reibungsloser verlaufen und ihre Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit erreichen.
Vor der Implementierung erwägen Unternehmen oft, ihre aktuellen Prozesse zu dokumentieren, aber bei Public-Cloud-Implementierungen sollte dies keine umfangreiche Aufgabe sein. Eine einfache Dokumentation hilft beim Änderungsmanagement und bei der Identifizierung wirklich einzigartiger Anforderungen, während der Schwerpunkt auf der Übernahme von SAP-Standardprozessen liegt.
SAP S/4HANA Public Cloud verfügt über zahlreiche Best Practices, die auf der 50-jährigen Erfahrung von SAP basieren. Unternehmen, die S/4HANA Public Cloud implementieren, müssen ihre Geschäftsprozesse kritisch prüfen und an die Best Practices von SAP anpassen, anstatt große Änderungen zu erwarten. Sie verfolgen eine reine Kernstrategie und begrenzen den Umfang der Anpassungen im Vergleich zu On-Premise- oder Private-Cloud-Implementierungen.
Die Standardprozesse von SAP sind erfolgreich, es sei denn, man hat einen echten Wettbewerbsvorteil. Die Standardprozesse im Einkauf beispielsweise sind für die meisten Unternehmen völlig ausreichend, da die Beschaffung nur selten einen Wettbewerbsvorteil darstellt. Die erfolgreichsten Projekte sehen dies als Chance, bewährte Best Practices zu übernehmen und nicht als Einschränkung, und dieser pragmatische Ansatz reduziert die Projektkomplexität und -dauer erheblich.
Methodik und Projektphasen.
SAP bietet für S/4-Implementierungen die Activate-Methodik an, die in sechs Phasen unterteilt ist:
- Entdecken: Durchführung von Machbarkeitsanalysen, Erstellung von Business Cases und Anforderungsskizzen auf hohem Niveau; dies ist in der Regel ein Vorvertrag und Teil Ihres Systemauswahlprozesses.
- Vorbereiten: Erstellung des Projektplans und des Systems, Integration der wichtigsten Ressourcen und Bereitstellung der Cloud-Umgebung.
- Erkunden: Durchführung von Fit-to-Standard Workshops, Analyse der Prozessausrichtung und Identifizierung potenzieller Lücken – dies ist eine entscheidende Phase für den Projekterfolg.
- Realisieren: Konfiguration des Systems, Integration in bestehende Architekturen, Durchführung umfangreicher Tests und Implementierung von Datenmigrationsstrategien.
- Bereitstellung: Durchführung der Umstellungsmaßnahmen, Abschluss der Datenmigration und Inbetriebnahme.
- Run: Hypercare-Unterstützung für die Stabilisierung und dann für den laufenden Betrieb und die kontinuierliche Verbesserung.
Eine umfassende und aktive Beteiligung des Unternehmens ist in jeder Phase unerlässlich, insbesondere in der Explorationsphase. Die Fit-to-Standard-Workshops in dieser Phase spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung der Anpassung des Unternehmens an die Best-Practice-Prozesse von SAP.
Für die meisten Unternehmen ist eine fokussierte Erstimplementierung am effektivsten. Beginnt man nur mit den Kernfunktionen wie Finanzen, Verkauf und Beschaffung, dauert die Implementierung in der Regel nur 4-5 Monate. Dieser fokussierte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, die Kernfunktionen schnell einzuführen und gleichzeitig die Flexibilität für spätere Erweiterungen zu erhalten. Dies funktioniert besonders gut mit dem GROW with SAP-Paket, das im Rahmen Ihres Lizenzvertrags Zugang zu weiteren SAP-Lösungen wie SAP Analytics Cloud, SAP BTP und – je nach lizenzierter GROW-Version – SAP Concur for Expenses bietet. Diese grundlegende Strategie ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile von Cloud-ERP frühzeitig unter Beweis zu stellen und Vertrauen für zukünftige Phasen aufzubauen, in denen sie die zusätzlichen Vorteile von GROW with SAP nutzen können.
Herausforderungen und Strategien zur Risikominderung
1. Anpassungen vermeiden
Wie bereits erwähnt, bietet SAP S/4HANA Public Cloud standardisierte Best-Practice-Prozesse, sodass Unternehmen ihre internen Prozesse und nicht die Software ändern müssen. Die frühzeitige Einbindung von Stakeholdern ist wichtig, um Erwartungen abzugleichen und notwendige Prozessänderungen zu identifizieren, und ein robuster Change-Management-Plan kann zu einer reibungsloseren Einführung beitragen.
2. Komplexität der Datenmigration
Unternehmen sollten frühzeitig mit der Datenaufbereitung beginnen, da diese oft zeitaufwändiger ist als zunächst angenommen. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass nicht alles in die neue SAP S/4HANA Public Cloud-Lösung migriert werden muss – zum Beispiel müssen Produkte, die das Unternehmen nicht mehr vertreibt, nicht migriert werden. Je nachdem, welches System Sie ablösen, kann eine umfangreichere Datenbereinigung erforderlich sein, da SAP strengere Anforderungen an die Datenqualität stellt als ältere ERP-Lösungen. Die wichtigste Botschaft ist, dass Sie proaktiv vorgehen und frühzeitig mit der Datenbereinigung beginnen sollten.
3. Änderungsmanagement und Benutzerakzeptanz
Der Wechsel zu SAP S/4HANA Public Cloud und die Übernahme von Standardprozessen kann ein starkes organisatorisches Änderungsmanagement erfordern, insbesondere wenn interne Geschäftsprozesse angepasst werden müssen, um die SAP-Prozesse zu übernehmen, und es Widerstand gegen diese Änderung gibt. Regelmäßige Kommunikation, umfassende Schulungsprogramme und eine schrittweise Einführung können die Benutzerakzeptanz fördern, aber das Änderungsmanagement verdient während des gesamten Projekts ständige Aufmerksamkeit und sollte von Anfang an und nicht erst im Nachhinein berücksichtigt werden.
4. Integration mit externen Systemen
Die Gewährleistung einer nahtlosen und robusten Integration zwischen SAP- und externen Anwendungen ist ein kritischer Erfolgsfaktor und erfordert sorgfältiges Design, Spezifikation und Überprüfung. Es wird dringend empfohlen, Unit-Tests durchzuführen, anstatt mit dem Testen zu warten, bis alles fertig ist. Dies spart insgesamt Zeit und Aufwand, da Fehler oder andere unvorhergesehene Herausforderungen früher erkannt werden. Ein agiler Ansatz ist die beste Methode für die Integrationen, insbesondere wenn eine große Anzahl von Integrationen für eine erfolgreiche Inbetriebnahme abgeschlossen werden muss.
5. Testen
Integrationstests, Benutzerakzeptanztests und Leistungstests spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Systembereitschaft. Automatisierte Testwerkzeuge können bei der Verwaltung des regelmäßigen Aktualisierungszyklus helfen, aber es ist ratsam, mehrere Testzyklen als Teil der Implementierung einzuplanen und eine angemessene Beteiligung der Unternehmen sicherzustellen, da es einfacher ist, Probleme in dieser Phase zu lösen als nach der Inbetriebnahme.
6. SAP Cloud ALM
Die Verwendung der richtigen Tools für das Implementierungsmanagement ist ebenfalls ein wichtiges Thema. SAP Cloud ALM, das im Cloud-Abonnement enthalten ist, ist wahrscheinlich das beste Werkzeug für das Management der Implementierung. Durch die enge Integration mit der Central Business Configuration, Signavio und der Möglichkeit, Aufgaben und Beschleuniger aus der Activate Roadmap nahtlos zu importieren, können Sie Ihr Implementierungsprojekt sehr schnell aufsetzen und zentral verwalten. SAP Cloud ALM bietet robuste Projektmanagementfunktionen (Gantt-Diagramme, Burn-Down-Diagramme usw.), Anforderungs- und Funktionsverfolgung, Testmanagement einschließlich Testautomatisierungstools. Alle diese Funktionen sind über einen Browser verfügbar, so dass Ihre Projektteams unabhängig von ihrem Standort effektiv zusammenarbeiten können, und die geführte Methodik der Activate Roadmap hilft, das Projektrisiko zu verringern, indem sichergestellt wird, dass alle Aufgaben abgedeckt sind. Es wird jedoch dringend empfohlen, die vorgefertigten Activate-Aufgaben an die Größe und den Umfang Ihrer Implementierung anzupassen!
7. Effizientes Projektmanagement
Ein effizientes Projektmanagement ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Implementierung wie geplant abläuft und die erforderlichen Geschäftsziele erreicht werden. Wenn es nicht gelingt, das Projekt effektiv zu managen und zu steuern, wird die Umsetzung scheitern. Regelmäßige Lenkungsausschusssitzungen halten das Projekt in Schwung, und Quality Gates am Ende der Phase helfen, die Qualität der Implementierung während des gesamten Projekts sicherzustellen. Es ist auch wichtig, ein Solution Standardization Board (SSB) einzurichten, um Prozessabweichungen zu überwachen und die Annäherung an Standardprozesse so weit wie möglich aufrechtzuerhalten. Das SSB prüft alle nicht standardisierten Anforderungen oder Anpassungswünsche, um den Business Case für die Abweichung zu validieren, und ist für die Genehmigung aller Anpassungen oder Erweiterungen verantwortlich.
Die Definition von Key Performance Indicators (KPIs), die mit den Geschäftszielen und dem Business Case des Projekts verknüpft sind, hilft bei der Messung des Implementierungserfolgs und der kontinuierlichen Verbesserung. Die Festlegung von Basismetriken vor der Implementierung hilft, Verbesserungen zu quantifizieren und die Investition zu rechtfertigen, und die Überwachung dieser KPIs während des Projekts hilft, die geschäftlichen Prioritäten in den Vordergrund zu stellen.
Sicherstellung eines nahtlosen Go-Live und der Implementierung.
Eine strukturierte Go-Live-Strategie ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Sie umfasst detaillierte Umstellungsaufgaben in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen, einen Notfallplan für den Fall, dass in letzter Minute Probleme auftreten, und einen Problemlösungsprozess, der eine schnelle und zeitnahe Lösung ermöglicht – Verzögerungen während der Umstellung sind keine Option!
Wir empfehlen immer eine Hypercare-Phase, um die operativen Herausforderungen in der Anfangsphase zu bewältigen und das System und die Prozesse zu stabilisieren, sowie einen fortlaufenden AMS-Service, um Probleme zu lösen, die nach Abschluss des Projekts auftreten und nicht durch den SAP-Support gelöst werden können, z.B. Fragen wie „Wie gehe ich vor“.
Ein spezielles Kompetenzzentrum trägt dazu bei, die Qualität der Lösung aufrechtzuerhalten und die Zufriedenheit der Benutzer zu gewährleisten. Dieses Team übernimmt häufig die Verantwortung für kontinuierliche Verbesserungsinitiativen, verwaltet den regelmäßigen Upgrade-Zyklus und stellt sicher, dass das Unternehmen eine maximale Investitionsrendite erzielt.
Darüber hinaus kann SAP Cloud ALM auch nach dem Go-Live eingesetzt werden, um Geschäftsprozesse, Integrationen, die Ausführung von Jobs sowie die Systemleistung und den Systemstatus in Echtzeit zu überwachen. Durch integrierte Analysen und maschinelles Lernen können Anomalien erkannt und vorhergesagt werden. Wenn aktiviert, können automatische Korrekturmaßnahmen konfiguriert werden, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb mit minimalen manuellen Eingriffen zu gewährleisten.
Fazit.
Ein strukturierter Ansatz nach der SAP Activate-Methodik, unterstützt durch engagierte Führung und pragmatische Prozessstandardisierung, bildet die Grundlage für erfolgreiche SAP S/4HANA Public Cloud-Implementierungen. Durch das Verstehen und Arbeiten innerhalb der Grenzen des Public Cloud-Modells können Unternehmen eine optimierte Bereitstellung erreichen und gleichzeitig ihre SAP-Investitionen maximieren. Der Weg zur S/4HANA Public Cloud birgt einige Herausforderungen, aber mit der richtigen Planung, Governance und Ausführung können Unternehmen erhebliche Vorteile und Chancen aus ihren digitalen Transformationsbemühungen ziehen.
