Anwendungs- Rationalisierung in
Diesen Artikel teilen
Folgen Sie uns auf Linkedin
Anwendungsrationalisierung: Ein strategischer Ansatz.
In der sich schnell entwickelnden digitalen Landschaft von heute ist die Anwendungsrationalisierung für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren, ihre Agilität verbessern und ihren Geschäftswert steigern möchten, zu einer strategischen Notwendigkeit geworden. Das Erkennen von Rationalisierungsmöglichkeiten ist jedoch nur der erste Schritt eines komplexen Prozesses, der einen strategischen, kooperativen Ansatz erfordert.
Anwendungsrationalisierung verstehen.
Das Anwendungsportfoliomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensarchitekturmanagements. Es umfasst die Bewertung, Wartung und Optimierung der Softwareanwendungen eines Unternehmens. Als Unternehmensarchitekt sind Sie nicht nur für die Überwachung des Anwendungsportfolios verantwortlich, sondern auch dafür, dessen Ausrichtung auf die Geschäftsziele, die IT-Strategie und die technologische Landschaft sicherzustellen. Eine solche Ausrichtung ist entscheidend, um den Wert der IT-Investitionen zu maximieren und sicherzustellen, dass das Anwendungsportfolio die strategischen Unternehmensziele unterstützt.
Die Notwendigkeit der Anwendungsrationalisierung.
Ineffiziente, redundante oder veraltete Anwendungen können eine erhebliche Belastung darstellen, Ressourcen beanspruchen und die geschäftliche Agilität beeinträchtigen. Hier kommt der Rationalisierung von Anwendungen eine entscheidende Bedeutung zu. Das Hauptziel dabei besteht darin, Anwendungen zu konsolidieren, zu modernisieren, außer Betrieb zu nehmen oder zu ersetzen.
- Kosten senken: durch Eliminierung redundanter oder unnötiger Anwendungen sowie Optimierung des Anwendungsportfolios.
- Effizienz steigern: durch Prozessstraffung, Reduzierung der Komplexität und Verbesserung der allgemeinen betrieblichen Effizienz.
- Anpassung an Geschäfts- und IT-Ziele: Dies wird erreicht, indem sichergestellt wird, dass das Anwendungsportfolio die Geschäftsstrategie, die Ziele und die technologische Landschaft des Unternehmens unterstützt und mit diesen im Einklang steht.
Die Rationalisierungsmethodik.
Unser Ansatz zur Anwendungsrationalisierung basiert auf einer umfassenden und strukturierten Methodik, die aus den vier Schlüsselkomponenten Chancenanalyse, Machbarkeitsbewertung, Planung und Ausführung sowie kontinuierlicher Auswertung besteht. Mithilfe dieser Komponenten wird die für die Rationalisierung relevante Teilmenge von Anwendungen schnell reduziert, um Zeit für andere Aktivitäten freizusetzen.
1. Chancenanalyse
Die Chancenanalyse ist der erste Schritt im Prozess der Anwendungsrationalisierung. Dabei wird das Anwendungsportfolio umfassend bewertet, um potenzielle Rationalisierungsmöglichkeiten zu ermitteln. In dieser Phase kann der Einsatz von Frameworks wie TIME oder von Redundanzanalysen auf der Grundlage der unterstützten Geschäftsfunktionen von entscheidender Bedeutung sein. Das Ziel ist eine zielgerichtete Rationalisierung, die mit der Anwendungsstrategie, der Zielarchitektur oder der Geschäftsstrategie des Unternehmens im Einklang steht.
- Umfassende Bewertung: Mithilfe einer Chancenanalyse wird das Anwendungsportfolio systematisch bewertet, um potenzielle Rationalisierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Je nachdem, worauf sich das Unternehmen konzentrieren möchte, sollten die Attribute in der Bewertung entsprechend gewichtet werden.
- Rahmenwerke und Tools: Bewährte Methoden sind die Verwendung von Rahmenwerken wie TIME (Tolerate, Invest, Migrate, Eliminate) oder Redundanzanalysen auf der Grundlage unterstützter Geschäftsfähigkeiten. Darüber hinaus können auch Freiwilligenprogramme oder Crowdsourcing-Initiativen genutzt werden, um Erkenntnisse zu sammeln und Chancen auf der Grundlage von praktischem Betriebswissen zu identifizieren. Unabhängig von den verwendeten Rahmenwerken müssen die Metriken, die in die Rahmenwerke einfließen, einen Bezug zu Geschäftsfaktoren und/oder technischen Anforderungen haben.
- Zweckorientierte Rationalisierung: Das Ziel dieser Phase ist eine zweckorientierte Rationalisierung, die sich an der Anwendungsstrategie, der Zielarchitektur oder der Geschäftsstrategie des Unternehmens orientiert. Ein klar definierter und zweckorientierter Ansatz stellt sicher, dass die Rationalisierungsbemühungen mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang stehen und einen maximalen Mehrwert liefern. Wenn wir uns darüber im Klaren sind, welche Kriterien wir in Bezug auf die Rationalisierung schätzen, können wir die relevanten Daten sammeln und auf strukturierte Weise eine umfassendere, halbautomatische Berichterstattung erstellen. Die Chancenanalyse wird häufig von der EA-Abteilung durchgeführt. Sie erfordert Einblicke in und Verständnis für umfassendere Elemente der Organisation. Geschäftsfähigkeiten, Organisationseinheiten, Prozesse, Daten und Datenflüsse, strategische Einblicke und Kenntnisse über die Anwendungsstrategien sind einige der Elemente, die die Chancenanalyse beeinflussen. Jede der untersuchten Anwendungen sollte entsprechend der Chance, die sie bietet, bewertet werden.
2. Machbarkeitsbewertung
Die Machbarkeitsbewertung ist die zweite Phase, die auf die Chancenanalyse folgt. Dabei werden die identifizierten Chancen priorisiert und einer tiefergehenden Analyse unterzogen, um ihre Eignung für eine Rationalisierung zu ermitteln. Diese Phase wird von Fachexperten geleitet und umfasst die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, beispielsweise aus den Bereichen Unternehmensarchitektur, IT und PMO. Das Ziel besteht darin, das kollektive Fachwissen und die Erkenntnisse zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Rationalisierungsmaßnahmen effektiv zu priorisieren.
- In dieser Phase wechseln wir zu einer eher subjektiven Bewertung. Wir müssen die Menschen, die mit den Anwendungen arbeiten, und ihr Wissen in diesem Zusammenhang respektieren. Es gibt jedoch noch immer zahlreiche objektive Messgrößen, die in dieser Phase berücksichtigt werden können. Oft stellt sich aber heraus, dass die Beschaffung dieser Daten nicht ganz einfach ist. Wie definiert man beispielsweise die Kosten einer Anwendung? Diese können sich aus Lizenzgebühren, Entwicklungskosten, Infrastrukturkosten, Wartungs- und Supportkosten, Sicherheits- und Compliance-Kosten sowie Schulungs- und Dokumentationskosten zusammensetzen. Um die Sache noch interessanter zu machen, können die Kosten zudem auf verschiedene Abteilungen und Einheiten aufgeteilt werden.
- Kollaborativer Ansatz: Wie beschrieben erfordert die Machbarkeitsbewertung Beiträge von verschiedenen Interessengruppen. Das Risiko in dieser Phase besteht darin, dass die Verantwortung für den Rationalisierungsprozess nicht klar definiert ist. Es ist wahrscheinlich, dass sich die Verantwortung von EA in der Opportunity-Phase auf einen Anwendungsverantwortlichen oder Rationalisierungsmanager verlagert hat.
- Priorisierung und eingehende Analyse: In dieser Phase werden Anwendungen anhand kritischer Funktionen, Auswirkungen auf die Benutzer, Schulungsbedarf, Kosten, zugewiesenem Budget und Alternativen eingehend geprüft und priorisiert. Anwendungen, die für eine Rationalisierung in Frage kommen, werden entsprechend gekennzeichnet oder markiert. Durch die Verwendung eines datengesteuerten EAM-Tools wird den Beteiligten angezeigt, dass diese Anwendung für eine Rationalisierung ausgewählt wurde. Dadurch sollte sich das Risiko einer Ausweitung der Nutzung der Anwendung im Unternehmen verringern.
Planung und Durchführung.
Der Kern des Rationalisierungsprozesses bilden Planung und Umsetzung. Der Schwerpunkt liegt dabei darauf, die aus der Chancenanalyse und Machbarkeitsbewertung gewonnenen Erkenntnisse in umsetzbare Pläne und greifbare Ergebnisse umzusetzen. Wir bewegen uns von der Entdeckung zur Umsetzung. In dieser Phase der Zusammenarbeit bewerten wir den aktuellen und zukünftigen Zustand, entwickeln einen Fahrplan für die Rationalisierung und stellen die Einhaltung der Zielarchitektur sowie der Finanzierung sicher. Ein effektives Projektmanagement, die Einbindung der Stakeholder und die Abstimmung mit IT-Change-Management-Frameworks sind entscheidend für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Rationalisierungsmaßnahmen. Übergabe: Der Übergang von den vorangegangenen Entdeckungsphasen zur Ausführungsphase wird höchstwahrscheinlich auch eine weitere Übergabe der Verantwortung mit sich bringen. Während Enterprise-Architekten häufig damit beauftragt sind, zu ermitteln, welche Anwendungen rationalisiert werden sollen, fällt die eigentliche Aufgabe des Application Undertakers verschiedenen Abteilungen zu.
- Budgetierung: Wer bezahlt die Rationalisierungsprojekte? Datenmigration, Umschulungen, Schnittstellen und Hyper-Care, Umstellung auf neue Plattformen oder Ersatzanwendungen. All das ist mit Kosten verbunden.
- Entwicklung einer Roadmap: Es muss eine Roadmap erstellt werden, in der Initiativen mit Zielen, Fähigkeiten und Anwendungen verknüpft werden, um einen transparenten Überblick darüber zu erhalten, was von der bevorstehenden Transformation betroffen ist. Die Roadmap sollte Meilensteine enthalten, um das Budget für die Anwendungsrationalisierung zu sichern.
- Projektmanagement und Einbindung von Stakeholdern: Die für eine effektive und erfolgreiche Rationalisierung von Anwendungen erforderlichen Fähigkeiten begünstigen das Projektmanagement und die Einbindung von Stakeholdern. Es wird viele bewegliche Teile geben, und keine einzelne Person wird über das gesamte erforderliche Wissen über den Ist- und Soll-Zustand verfügen. Auch hier gilt: Eine datengesteuerte Arbeitsweise und eine gemeinsame Sicht auf die Unternehmensarchitektur verringern das Risiko von Missverständnissen.
Kontinuierliche Einblicke.
Kontinuierliche Einblicke sind entscheidend, um während des gesamten Rationalisierungsprozesses für Transparenz zu sorgen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Es ist unerlässlich, Stakeholdern, Sponsoren und Mitwirkenden einen Echtzeit-Überblick über den Fortschritt der Rationalisierungsmaßnahmen zu verschaffen. Der Einsatz datengestützter Metadaten-Tools wie LeanIX erleichtert fundierte Entscheidungen, fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine Ausrichtung auf die Rationalisierungsziele des Unternehmens. Durch die kontinuierliche Generierung und Analyse von Erkenntnissen können Unternehmen ihre Rationalisierungsstrategien an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten anpassen und verfeinern.
– Kontinuierliche Transparenz und klare Sichtlinien: Nach Jahren kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, aus welchem Grund Rationalisierungsmaßnahmen eingeleitet wurden. Eine klare Sicht auf die Ziele jeder Rationalisierungsinitiative hilft dabei, Projekte auf Kurs zu halten. Es ist wichtig, die Effektivität der Umsetzung der Versprechen der Rationalisierung zu zeigen. Anstatt PowerPoint-Präsentationen zu erstellen, bietet die Berichterstattung anhand von Daten eine solide Grundlage für das Management, um den Fortschritt zu verfolgen.
– Datengestützte Entscheidungsfindung: Durch den Einsatz von Tools wie SAP LeanIX können sowohl Architekten als auch Manager ihre Entscheidungen auf konsistente Daten und gemeinsames Wissen stützen. Eine einheitliche Nomenklatur reduziert das Risiko von Missverständnissen. Durch die Vereinheitlichung der Sichtweisen auf die Unternehmensarchitektur werden Initiativen direkt durch Daten gestützt, was eine fundiertere und effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
– Kontinuierliche Transparenz und klare Sichtlinien: Nach Jahren kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern, aus welchem Grund Rationalisierungsmaßnahmen eingeleitet wurden. Eine klare Sicht auf die Ziele jeder Rationalisierungsinitiative hilft dabei, Projekte auf Kurs zu halten. Es ist wichtig, die Effektivität der Umsetzung der Versprechen der Rationalisierung zu zeigen. Anstatt PowerPoint-Präsentationen zu erstellen, bietet die Berichterstattung anhand von Daten eine solide Grundlage für das Management, um den Fortschritt zu verfolgen.
– Datengestützte Entscheidungsfindung: Durch den Einsatz von Tools wie SAP LeanIX können sowohl Architekten als auch Manager ihre Entscheidungen auf konsistente Daten und gemeinsames Wissen stützen. Eine einheitliche Nomenklatur reduziert das Risiko von Missverständnissen. Durch die Vereinheitlichung der Sichtweisen auf die Unternehmensarchitektur werden Initiativen direkt durch Daten gestützt, was eine fundiertere und effektivere Entscheidungsfindung ermöglicht.
Herausforderungen und Strategien zur Risikominderung.
Der Rationalisierungsprozess bietet zwar erhebliche Vorteile, birgt jedoch auch einige Herausforderungen. Diese können Ihre Bemühungen zunichte machen, wenn Sie ihnen nicht proaktiv begegnen.
Strategische Ausrichtung: Rationalisierungsmaßnahmen müssen die Strategien und Ziele des Unternehmens unterstützen, um Akzeptanz zu gewinnen und Unterstützung zu sichern.
Strategische Ausrichtung: Rationalisierungsmaßnahmen müssen die Strategien und Ziele des Unternehmens unterstützen, um Akzeptanz zu gewinnen und Unterstützung zu sichern.
- Datenunsicherheit: Ein gemeinsames Verständnis der Anwendungslandschaft und ihrer Funktionen ist unerlässlich, um Diskussionen zu vermeiden und fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten können die Zusammenarbeit behindern, die Effizienz verringern und die Entscheidungsfindung erschweren. Die Festlegung klarer Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten ist für den Erfolg von Rationalisierungsinitiativen von entscheidender Bedeutung.
- Kostenmanagement: Unklare Erwartungen hinsichtlich Kosten und Zuständigkeiten können sich auf alle Bereiche auswirken, vom Prozessdesign bis hin zu den Prioritäten. Eine transparente und gut verständliche Kostenstruktur ist für eine effektive Rationalisierung unerlässlich.
- Prozessgestaltung und Annahmen: Das Arbeiten ohne einen klar definierten und von allen Beteiligten akzeptierten Rationalisierungsprozess kann zu unüberlegten Annahmen, mangelnder Verantwortlichkeit und geringeren Lieferquoten führen. Ein strukturierter und standardisierter Ansatz zur Rationalisierung ist entscheidend für den Erfolg.
Wie hilft der Einsatz eines EA-Tools dabei?
Der Einsatz eines EA-Tools kann dabei helfen, einige der Herausforderungen zu bewältigen. Es ist jedoch keineswegs eine Wunderwaffe.
Wir benötigen nach wie vor die richtigen Mitarbeiter und vertrauenswürdige Daten, um mit Zuversicht rationalisieren zu können. Wir haben gesehen, dass LeanIX die Rolle eines Vermittlers übernimmt und es dem Business, der IT und dem Projektmanagement ermöglicht, eine gemeinsame Basis für die Rationalisierungsbemühungen zu schaffen.
Wir benötigen nach wie vor die richtigen Mitarbeiter und vertrauenswürdige Daten, um mit Zuversicht rationalisieren zu können. Wir haben gesehen, dass LeanIX die Rolle eines Vermittlers übernimmt und es dem Business, der IT und dem Projektmanagement ermöglicht, eine gemeinsame Basis für die Rationalisierungsbemühungen zu schaffen.
Fazit.
Bei der Anwendungsrationalisierung geht es nicht nur darum, die richtigen Tools einzusetzen, sondern auch darum, ein Gleichgewicht zwischen der Definition klarer Ziele, der Implementierung eines effektiven Systems und der Steuerung der organisatorischen Dynamik zu finden, um die Rationalisierungsagenda voranzutreiben. Ganz gleich, ob Sie gerade mit der Rationalisierung beginnen oder bestehende Maßnahmen verbessern möchten: Zusammenarbeit, gemeinsames Verständnis und ein datengestützter Ansatz sind der Schlüssel zum Erfolg.
In dieser Reihe zum Thema „Anwendungsrationalisierung” werden wir uns eingehender mit den Herausforderungen, bewährten Verfahren und Strategien befassen, die für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind. Freuen Sie sich auf wertvolle Einblicke, wie Sie LeanIX effektiv nutzen, das Engagement in IT- und Geschäftsabteilungen fördern und einen robusten, agilen Rationalisierungsprozess aufbauen, der genau auf die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
In dieser Reihe zum Thema „Anwendungsrationalisierung” werden wir uns eingehender mit den Herausforderungen, bewährten Verfahren und Strategien befassen, die für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind. Freuen Sie sich auf wertvolle Einblicke, wie Sie LeanIX effektiv nutzen, das Engagement in IT- und Geschäftsabteilungen fördern und einen robusten, agilen Rationalisierungsprozess aufbauen, der genau auf die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
