Cliente
United Sugars
Industria
Bienes de consumo,
Alimentación
Tecnologías clave
SAP EM, SAP TM, SAP PI (XI)
Go-live
05/2016
País
EE. UU
El gigante estadounidense United Sugars Corporation (USC) apuesta por la automatización. El reducido departamento de transporte, formado por seis personas, mueve una cuarta parte del azúcar de Estados Unidos. Por ello, era fundamental que Westernacher implementara una solución automatizada fiable y sin fisuras para el transporte por camión y ferrocarril. USC también quería eliminar la dependencia de terceros para gestionar la facturación del transporte ferroviario y automatizar sus funciones de planificación y ejecución ferroviaria.
Caso de éxito de SAP TM en United Sugars
Gracias a una excelente relación de trabajo entre Westernacher y USC y a una implementación fluida de SAP TM, la empresa es ahora capaz de automatizar el 98% de la funcionalidad de verificación de facturas y dispone de una versión totalmente automatizada de su funcionalidad de planificación ferroviaria. No se necesitaron nuevos recursos humanos. Se consiguieron resultados tangibles, no sólo cambios porque sí.
Actor clave en el mercado de la industria azucarera.
United Sugars Corporation (USC), con sede en Moorhead (Minnesota), es el principal comercializador de azúcar industrial. Con una cuota de mercado de aproximadamente el 28%, actualmente suministra azúcar a cerca de una cuarta parte de la demanda total de Estados Unidos.
Mi objetivo para United Sugars es introducir la tecnología que nos hará mejorar como empresa. Solo nos va a costar unos cuantos pasos llegar hasta ahí.
Roger Perala, Senior Director of Business System, United Sugars Corporation
Gran parte del azúcar pasa por el hub de Chicago. Cada día se cargan desde aquí entre 100 y 125 vagones y entre 300 y 350 camiones. La gran mayoría de esos vagones van directamente a los clientes, en la zona de Chicago o en la costa, mientras que otros van a estaciones de transferencia como la planta de Montgomery (Illinois), donde el azúcar se almacena en un gran silo o cúpula, con capacidad para unos 1,3 millones de quintales (145 millones de libras/66.000 toneladas), o se transfiere directamente a un camión para el pedido de un cliente.
La innovación adecuada para una organización ágil.
Cuando se fundó USC en 1994, estaba formada por varias cooperativas azucareras. En aquel momento se decidió que era mejor aunar sus recursos en una sola empresa para centrarse en los clientes. Desde el principio hasta hoy, lo que impulsa al fabricante de azúcar a innovar y mejorar continuamente sus procesos es satisfacer las expectativas de los clientes y garantizar que reciban sus productos a tiempo y según las especificaciones.
«El azúcar es muy singular en el sentido de que es muy difícil que una empresa productora de azúcar se diferencie de otra. El azúcar es azúcar. Así que la única forma de diferenciarse es ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes», afirma Rocky Wagendorf, Business System Technology Manager en USC. Aunque el gigante azucarero se esfuerza por ofrecer un servicio insuperable en comparación con sus competidores, tiene que asegurarse de gestionar una organización muy ajustada en cuanto a gastos de logística, manipulación, almacenamiento y transporte.
Cuando decidimos innovar un proceso empresarial, lo llamamos «custovating», que no consiste sólo en cambiar un proceso, sino en diseñarlo y pensarlo como lo piensa nuestro cliente.
Rocky Wagendorf, Business System Technology Manager, United Sugars Corporation
«Nos enorgullecemos de ser un departamento muy reducido. Y para serlo, tenemos que aprender a automatizar todos los procesos que podamos. Empieza con la innovación, pero creo que acaba en la automatización», explica Wagendorf. Por ejemplo, United Sugars carga 500 camiones al día. Todo ello se gestiona en la oficina centralizada de Moorhead, Minnesota, con un equipo de sólo tres despachadores de camiones. Al ser una organización tan reducida, sólo seis personas gestionan el negocio del transporte, con un gasto en fletes de 300 millones de dólares. «Para poder hacerlo, tuvimos que configurar nuestro sistema de transporte de tal forma que prácticamente todos los pedidos llegaran con una pasada por nuestro optimizador y más allá de la puerta con selección automática del transportista», añade Wagendorf.
Hacer sonar los cambios: Añadir valor real a una cadena de suministro establecida.
El objetivo de Roger Perala, Senior Director of Business Systems en USC, es adoptar tecnología que les mejore como empresa: «Realmente no buscamos cambios sólo por cambiar, buscamos cambios que puedan aportar mejoras. No tiene mucho sentido hacer un cambio si no aporta mejoras. A la gente no le gustan los cambios, así que no tiene sentido cambiar si no es necesario».
Westernacher fue contratado para impulsar la necesidad de cambio de USC, para trabajar de forma más inteligente y eficiente. «Nuestra experiencia con Westernacher Consulting ha sido muy positiva desde el principio. Fueron capaces de localizarnos on-site, lo que era relevante para nosotros. Y nos proporcionaron unos recursos fundamentales que entendían los entresijos de la planificación y ejecución del transporte de mercancías por ferrocarril», exclama Wagendorf. Para la empresa azucarera, el transporte por ferrocarril es fundamental para el negocio. «Era fundamental contar con un equipo de consultores que entendieran el ferrocarril y nos ayudaran a llevar a otro nivel nuestros procesos de planificación, ejecución y seguimiento del transporte ferroviario», señala Wagendorf.
Contar con los recursos adecuados es una parte muy importante del éxito.
Ram Vaidyanathan, director general – jefe de Operaciones, América, Westernacher Consulting
Lo que USC buscaba era un equipo que entendiera el ferrocarril, tanto desde el punto de vista del diseño como del desarrollo. «No hay muchos equipos de consultores con una sólida experiencia ferroviaria, y Westernacher la tenía», dice Wagendorf.
Ram Vaidyanathan, director general y jefe de Operaciones para América en Westernacher, califica la colaboración con USC de enfoque de asociación que ha llevado a una situación en la que todos salen ganando: «Westernacher cree firmemente en la colaboración. En todos los proyectos que ejecutamos, trabajamos con los clientes y queremos que ellos asuman la responsabilidad de la implementación, porque creemos firmemente que así es como tenemos éxito en los proyectos. Es exactamente el mismo enfoque que utilizamos para la implementación de United Sugars».
Según Vaidyanathan, el proyecto se dividió en dos fases. La fase 1 se refería a todas las liquidaciones financieras que se producían dentro de SAP TM y tenía como objetivo automatizar la funcionalidad de planificación y ejecución ferroviaria, junto con la liquidación financiera de todo el sistema de transporte multimodal que tienen en la actualidad. La fase 2 se centró más en la implementación de una solución automatizada para sus movimientos de camiones.
Los retos como oportunidades en el camino hacia la transformación.
Como en todos los proyectos, USC y el equipo de Westernacher se encontraron con una serie de retos en el camino hacia la transformación. En la fase 1, el equipo consultor tuvo que volver a introducir los datos históricos del sistema heredado en el sistema TM. «La transición fluida de los datos heredados a TM fue uno de los mayores retos desde el punto de vista funcional y técnico, pero pudimos hacerlo con un apoyo muy bueno de United Sugars, así como con una sólida gestión del proyecto y funciones de liderazgo en ambas empresas», afirma Vaidyanathan.
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camiones cargados al día
0
vagones cargados al día
4500
vagones transportados diariamente por ferrocarriles de EE.UU.
0
M
USD de gastos de flete
Denise Eide, Business System Technology Manager de USC, cuestionó la integración del sistema ERP al principio: “PI era nuevo para nosotros. ¿Cómo se va a integrar tanto en el lado de la entrega como en el financiero?”.
«Uno de sus principales retos era que su solución existente ya no tiene soporte, por lo que técnicamente están utilizando una solución de alto riesgo», añade Vaidyanathan, y explica que «querían pasar a una solución estándar basada en la industria, que cuenta con el soporte y la base de clientes, por lo que les recomendamos la solución SAP Transportation Management». Las implementaciones que cuentan con una automatización total son especialmente cruciales para una organización tan reducida como USC.
Cada vez que se presentaban otros retos, tenía la sensación de que siempre trabajábamos juntos para saber dónde estábamos, qué necesitábamos para avanzar y cómo conseguirlo. Creo que también superamos otros retos, y sin ese trabajo en equipo podrían haber sido un obstáculo, pero no lo fueron.
Denise Eide, Business System Technology Manager, United Sugars Corporation
Además, aplicaron toda la funcionalidad estándar posible y añadieron las personalizaciones adecuadas cuando fue necesario, tanto en la parte de entrega como en la financiera. «El rendimiento y la precisión fueron impresionantes. Me preocupaba que fuera puntual y preciso, y ambas cosas se cumplieron», comenta Eide.
La dotación de personal fue otro factor crítico para el éxito de la implementación. «Es muy importante que United Sugars contara con recursos que tuvieran conocimientos en áreas específicas de su negocio y fue difícil encontrar a alguien que pudiera encajar en ese criterio», dice Vaidyanathan. «Por suerte, a través de la red global de Westernacher, pudimos encontrar a uno de nuestros propios empleados que tenía una inmensa experiencia en esa área, y pudimos incorporarlo muy rápidamente y mitigar esos retos en ese mismo momento.»
Eide añade: «Westernacher trabajó con nosotros para traer a alguien que era exactamente lo que necesitábamos para el resto del proyecto».
Cosechar los frutos de un nuevo capítulo de la automatización.
Al final del proyecto, USC pudo automatizar el 98% de sus funciones de verificación de facturas. En otras palabras, el 98% de sus facturas se reciben, verifican, comprueban y envían automáticamente a los proveedores para su pago. Se trata de un logro importante, ya que ningún otro cliente estadounidense lo había conseguido antes.
«Tener esa integración en tiempo real entre TM y ERP nos permite tener, en cualquier momento, una visión precisa de lo que se debe a los transportistas, porque a medida que procesamos las facturas en TM y las validamos contra nuestras órdenes de carga, esa información va directamente a ERP para que nuestro grupo de finanzas pueda ver lo que se debe y cómo son nuestras cuentas por pagar a los proveedores de carga», dice Eide. «Ha habido una gran mejora al darnos esa visibilidad».
Según Wagendorf, la eliminación de una empresa externa, que gestionaba toda la liquidación de las facturas de los transportistas, motivó a USC a adoptar la solución SAP TM. «Tuvimos la oportunidad de poner fin a esa relación y llevar a cabo internamente toda la liquidación de los transportistas, donde TM está estrechamente integrada con FI y ERP», afirma Wagendorf.
Además, explica las ventajas de la integración de TM: «Pudimos hacerlo tanto en el lado ferroviario como en el de los camiones sin contratar a nadie nuevo. No sólo nos ahorramos el gasto de terceros, sino que liberamos algunos recursos nuestros al no tener que sincronizar el sistema de otro con un contrato de transportista».
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personas a cargo del departamento de transporte
30
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de verificación de facturas automatizada
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%
de quintales de azúcar
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94
Creación de USC
Desde la perspectiva de SAP ERP, uno de los objetivos era integrar internamente todas las facturas y pagos de fletes y procesarlos todos a través de SAP ERP. «Con la ayuda de Westernacher, pudimos utilizar la funcionalidad estándar y añadir la personalización que necesitábamos para hacerlo automáticamente y con menos errores, y funcionó muy bien», comenta Eide. «Las piezas de personalización eran lo que necesitábamos para tener los controles y equilibrios adecuados y pasar la información que ERP necesitaba».
Otro logro es la implementación de una versión automatizada de la funcionalidad de planificación: «De esos 500 pedidos de camiones que planificamos cada día, algo más de 400 de ellos, el 80%, entran y salen de transporte con selección automática del transportista y exportación automática de ese plan de carga de vuelta a nuestro sistema ERP anfitrión y la autorización de envío de entrega termina fuera de la planta de aquí», dice Wagendorf.
Westernacher como asesor de confianza en un viaje de principio a fin.
Westernacher lleva mucho tiempo presente en el continente americano. Abrió su primera filial en Estados Unidos hace 20 años.
«United Sugars es un ejemplo perfecto de cómo nos gusta trabajar con los clientes, porque lo que defendemos es realmente llevar a un cliente a través de un viaje de transformación y digitalización de su cadena de suministro, y eso es lo que hicimos con United Sugars. De principio a fin», afirma Dominik Metzger, Director General, Market Unit América de Westernacher.
Para mí es increíble ver la transición de hace 38 años, cuando se introducían datos en tarjetas, a lo que ocurre hoy. Cuando hablas de un ordenador de 10.000, ves cómo ha cambiado la innovación y la cantidad de datos e información que tenemos y lo valiosa que es esta información. Creo que lo que me sorprende es que si alguna vez hubiéramos soñado hace 38 años lo que ocurriría hoy, no sé si lo habríamos predicho.
Roger Perala, Senior Director of Business System, United Sugars Corporation
Según Metzger, Westernacher no deja a sus clientes a medio camino durante su viaje de transformación, sino que les acompaña a lo largo de todo el trayecto, de principio a fin, paso a paso. «Realmente vemos a Westernacher como un asesor de confianza para nuestros clientes. Nos vemos como socios estratégicos que quieren establecer una visión clara con nuestros clientes. ¿Cuál es el objetivo final? ¿Qué es lo que realmente aporta la propuesta única de venta, lo que cambia las reglas del juego para nuestro cliente? Y luego acompañarles paso a paso en este viaje de transformación», afirma Metzger.
Allanando el camino hacia un futuro automatizado.
Para alguien como Wagendorf, que lleva más de 25 años reescribiendo y sustituyendo sistemas, esta experiencia, que supuso la reescritura total de su sistema de TM, fue decisiva. Aunque existía la posibilidad de que fuera un riesgo mayor, «se convirtió en una oportunidad de muy bajo riesgo y muy positiva para nosotros», comenta Wagendorf. «Estamos ilusionados por seguir avanzando ahora y continuar trabajando con Westernacher en la actualización de nuestro sistema. Con el tiempo, trasladaremos nuestro ERP a una plataforma HANA, lo que, por cierto, nos está beneficiando, en el sentido de que hoy podemos extraer información transaccional en tiempo real de nuestro sistema HANA, lo que es fundamental para no tener retrasos de dos o tres horas en la información que teníamos en el pasado.»
Perala se hace eco del plan de actualización del sistema ERP: «Me gusta mucho todo el concepto de S/4HANA, en el que se reduce el tamaño de los datos de modo que se dispone de la velocidad de los ordenadores para generar las tablas y el historial y, de hecho, se pueden cambiar esos métodos y mejorar esos datos con el tiempo, de modo que los datos históricos adquieren aún más valor porque se puede cambiar sobre la marcha la forma en que se quieren ver. Así pues, creo que son tecnologías a las que queremos llegar en el futuro, sólo nos va a llevar unos cuantos pasos llegar hasta allí».
USC es una organización muy reducida, tanto en el servicio al cliente como en la planificación del transporte y los grupos informáticos. Hay que ser reducido pero eficiente, y la clave para mantenerlo así es la automatización. «Nos enorgullecemos de tener un alto nivel de automatización que no sólo nos resulta muy útil hoy, sino que nos lleva hacia el futuro. A medida que crecemos como empresa, tenemos que seguir satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes en cuanto a comunicación, documentación y alertas que les enviamos», afirma Eide, y concluye: «Nos hemos esforzado mucho -y con éxito- por innovar y prepararnos para seguir innovando en el futuro. Y el sistema de planificación del transporte nos ha ayudado mucho a conseguirlo».
La asociación entre USC y Westernacher ha satisfecho las necesidades de USC para adaptarse al reducido y eficiente modelo empresarial y, en última instancia, aportar valor a los clientes. A United Sugars y Westernacher les esperan más historias de innovación non-stop.
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