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L’impiego di SAP S/4HANA Public Cloud richiede una pianificazione strategica, un coordinamento meticoloso e un’esecuzione disciplinata. A differenza degli impieghi tradizionali on-premise, il modello di public cloud impone alcuni vincoli in termini di personalizzazione, scalabilità e flessibilità operativa. Pertanto, una gestione efficace del progetto è fondamentale per bilanciare queste limitazioni, raggiungendo al contempo gli obiettivi aziendali.
Principi fondamentali per il successo.
Le implementazioni di SAP S/4HANA Public Cloud hanno successo basandosi su diversi principi, tra cui la forte leadership esecutiva è fondamentale. Quando il team di leadership fornisce una direzione chiara e sostiene attivamente il programma, in particolare per quanto riguarda la standardizzazione dei processi, l’implementazione procederà in modo molto più fluido e avrà molte più probabilità di raggiungere i suoi obiettivi.
Prima dell’implementazione, le organizzazioni spesso considerano la possibilità di documentare i loro processi attuali, ma per le implementazioni di public cloud questo non dovrebbe essere un esercizio estensivo. Una semplice documentazione aiuterà nella gestione del cambiamento e nell’identificazione di eventuali requisiti veramente unici, pur mantenendo l’attenzione sull’adozione dei processi standard SAP.
SAP S/4HANA Public Cloud ha molti processi di best practice, sviluppati grazie ai cinquant’anni di esperienza di SAP. Seguendo una strategia “clean core” e limitando l’entità della personalizzazione, rispetto alle implementazioni on-premise o private cloud, le aziende che implementano S/4HANA Public Cloud devono valutare criticamente i propri processi aziendali e cercare di adattarli alle best practice di SAP, piuttosto che aspettarsi modifiche estese.
Il successo deriva dall’adozione dei processi standard di SAP, tranne quando esiste un reale vantaggio competitivo. I processi di acquisto standard, ad esempio, si adattano perfettamente alla maggior parte delle organizzazioni, poiché l’approvvigionamento raramente determina un vantaggio competitivo. I progetti di maggior successo lo considerano un’opportunità per adottare best practice comprovate, piuttosto che vederle come limitazioni, e questo approccio pragmatico riduce significativamente la complessità e la durata del progetto.
Metodologia e fasi del progetto.
SAP offre la metodologia Activate per implementare S/4, che è strutturata in sei fasi distinte:
- Discover: condurre valutazioni di fattibilità, stabilire casi aziendali e delineare requisiti di alto livello; questo è tipicamente precontrattuale e fa parte del processo di selezione del sistema
- Prepare: impostare il piano e il sistema del progetto, integrare le risorse chiave e predisporre l’ambiente cloud
- Explore: realizzare workshop di adeguamento agli standard, analizzare l’allineamento dei processi e identificare potenziali divari: questa è una fase cruciale per il successo del progetto
- Realise: configurare il sistema, integrarlo con le architetture esistenti, condurre test approfonditi ed eseguire strategie di migrazione dei dati
- Deploy: implementare le attività di cutover, completare la migrazione dei dati e il go-live
- Run: supporto hypercare per la stabilizzazione e poi operazioni in corso e miglioramento continuo
Il pieno e attivo coinvolgimento dell’azienda in ogni fase è fondamentale, ma soprattutto durante la fase Explore. I workshop di adeguamento agli standard durante questa fase svolgono un ruolo decisivo nel plasmare il modo in cui l’azienda si allinea ai processi di best practice di SAP.
Per la maggior parte delle organizzazioni, un’implementazione iniziale mirata si rivela più efficace. Iniziando solo con le funzioni principali, come la finanza, le vendite di base e gli acquisti, l’implementazione richiede in genere solo 4-5 mesi. Questo approccio mirato consente alle organizzazioni di stabilire rapidamente le funzionalità essenziali, mantenendo la flessibilità di espandersi in seguito. Funziona particolarmente bene con il package GROW with SAP, che consente di accedere ad altre soluzioni SAP incluse nel contratto di licenza, come SAP Analytics Cloud, SAP BTP e, a seconda della versione di GROW per cui si è ottenuta la licenza, SAP Concur for Expenses. Questa strategia di base consente quindi alle organizzazioni di dimostrare il valore iniziale del loro ERP cloud e di creare fiducia per le fasi future, in cui è possibile sfruttare i vantaggi aggiuntivi inclusi in GROW with SAP.
Sfide e strategie di mitigazione dei rischi.
1. Evitare la personalizzazione
Come già accennato, SAP S/4HANA Public Cloud offre processi standardizzati di best practice, che richiedono alle aziende di modificare i propri processi interni, piuttosto che il software. Il coinvolgimento precoce delle parti coinvolte è essenziale per allineare le aspettative e identificare le modifiche necessarie ai processi, e un solido piano di gestione del cambiamento può aiutare a facilitare un’adozione più fluida
2. Complessità della migrazione dei dati
Le organizzazioni dovrebbero iniziare la preparazione dei dati in anticipo, poiché spesso ciò richiede più tempo di quanto inizialmente stimato. È anche importante ricordare che non è necessario migrare tutto nella nuova soluzione SAP S/4HANA Public Cloud: ad esempio, i prodotti che l’azienda non vende più non devono essere migrati; quindi, è una buona opportunità per fare pulizia dei dati master! A seconda del sistema da sostituire, potrebbe essere necessaria una maggiore pulizia dei dati, poiché SAP è più rigoroso in termini di qualità dei dati rispetto alle vecchie soluzioni ERP, ad esempio assicurandosi che i codici postali corrispondano al formato del paese dell’indirizzo. Il messaggio chiave in questo caso è essere proattivi sui dati e iniziare presto.
3. Gestione del cambiamento e adozione da parte degli utenti
La transizione a SAP S/4HANA Public Cloud e l’adozione dei processi standard possono richiedere un forte Organizational Change Management, in particolare se i processi aziendali interni devono cambiare per adottare i processi SAP e c’è resistenza a questo cambiamento. Una comunicazione regolare, programmi di formazione completi e rollout graduali possono aiutare l’adozione da parte degli utenti, ma la gestione del cambiamento merita un’attenzione costante durante tutto il progetto e dovrebbe essere presa in considerazione fin dall’inizio, piuttosto che in un secondo momento.
4. Integrazione con sistemi esterni
Garantire un’integrazione fluida e solida tra SAP e applicazioni di terze parti è un fattore critico di successo e richiede un’attenta progettazione, specifiche e test. Si consiglia vivamente di eseguire test unitari man mano che si procede, piuttosto che aspettare che tutto sia completato prima di testare, poiché ciò consentirà di risparmiare tempo e fatica in generale, identificando bug o altre sfide impreviste in anticipo. Un approccio Agile è la metodologia migliore da utilizzare per le integrazioni, in particolare quando ce ne sono molte da completare per un go-live di successo.
5. Test
I test di integrazione, i test di accettazione da parte degli utenti e i test delle performance svolgono tutti un ruolo cruciale nel garantire la prontezza del sistema. Gli strumenti di test automatizzati possono aiutare a gestire il ciclo di aggiornamento regolare, ma nell’ambito dell’implementazione è necessario pianificare più cicli di test e garantire un’adeguata partecipazione aziendale, poiché è più semplice risolvere i problemi durante questa fase che dopo il go-live.
6. SAP Cloud ALM
Anche l’utilizzo degli strumenti giusti per gestire l’implementazione è un aspetto importante. SAP Cloud ALM, incluso nell’abbonamento cloud, è probabilmente lo strumento migliore da utilizzare per gestire l’implementazione. Offrendo una stretta integrazione con Central Business Configuration, Signavio e la possibilità di importare in modo fluido le attività e gli acceleratori della roadmap Activate, è possibile impostare e gestire centralmente il progetto di implementazione in modo molto rapido. SAP Cloud ALM offre solide capacità di gestione dei progetti (diagrammi di Gantt, grafici burn-down, ecc.), tracciamento dei requisiti e delle funzionalità, gestione dei test, compresi gli strumenti di automazione dei test. Tutto questo è disponibile tramite un browser, in modo che i project team possano collaborare efficacemente ovunque si trovino, e la metodologia guidata tramite la roadmap Activate aiuta a ridurre il rischio del progetto assicurando che tutti i compiti siano coperti. Si raccomanda vivamente, tuttavia, di adattare i compiti predefiniti di Activate alle dimensioni e allo scopo dell’implementazione!
7. Governance efficace del progetto
Una governance efficace del progetto è importante per garantire che l’implementazione proceda secondo i piani e raggiunga gli obiettivi aziendali richiesti. La mancata gestione e governance efficace del progetto porterà a un’implementazione fallimentare. Riunioni regolari del comitato direttivo mantengono lo slancio del progetto e i controlli di qualità di fine fase aiutano a mantenere la qualità dell’implementazione durante tutto il progetto. È anche importante istituire un comitato di standardizzazione delle soluzioni (Solution Standardization Board, SSB) per supervisionare le deviazioni di processo e mantenere il più possibile l’allineamento con i processi standard. L’SSB esamina qualsiasi requisito non standard o richiesta di personalizzazione per convalidare il caso aziendale per la deviazione ed è responsabile dell’approvazione di eventuali personalizzazioni o estensioni.
Inoltre, definire gli indicatori chiave di performance (KPI) collegati agli obiettivi aziendali e al caso aziendale del progetto aiuterà a misurare il successo dell’implementazione e a guidare i miglioramenti continui. Stabilire misurazioni di base prima di implementare aiuta a quantificare i miglioramenti e a giustificare l’investimento, mentre monitorare questi KPI durante il progetto aiuterà a garantire che le priorità aziendali siano in primo piano.
Garantire un Go-Live e un post implementazione fluidi.
È inoltre essenziale una strategia strutturata per il go-live, che comprenda attività dettagliate di cutover nell’ordine in cui devono avvenire, piani di emergenza in caso di problemi dell’ultimo minuto e un processo di risoluzione dei problemi per consentire una risoluzione rapida e tempestiva: i ritardi non sono un’opzione durante il cutover!
Il supporto post-implementazione richiede un’attenta considerazione e consigliamo sempre un periodo di hypercare per gestire le sfide operative nella fase iniziale e aiutare a stabilizzare il sistema e i processi, insieme a un servizio AMS continuo per risolvere i problemi che sorgono dopo la chiusura del progetto e che non saranno gestiti dal supporto SAP, come le domande del tipo “come faccio a…”.
Un centro di eccellenza dedicato contribuisce a mantenere la qualità delle soluzioni e garantisce la continua soddisfazione degli utenti. Questo team spesso si assume la responsabilità di iniziative di miglioramento continuo, gestendo il ciclo di aggiornamento regolare e garantendo che l’azienda ottenga il massimo ritorno sull’investimento.
Inoltre, SAP Cloud ALM può continuare a essere utilizzato dopo il go-live per offrire un monitoraggio operativo in tempo reale di processi aziendali, integrazioni, esecuzione dei lavori e performance e salute del sistema. Attraverso analisi integrate e machine learning, può rilevare e prevedere anomalie e, se abilitato, è possibile configurare azioni correttive automatizzate per mantenere operazioni aziendali fluide con un intervento manuale minimo.
Conclusione.
Adottare un approccio strutturato seguendo la metodologia SAP Activate, supportato da una leadership impegnata e da una standardizzazione pragmatica dei processi, offre le basi per implementazioni di successo di SAP S/4HANA Public Cloud. Comprendendo e lavorando entro i limiti del modello public cloud, le organizzazioni possono ottimizzare l’impiego massimizzando al contempo il loro investimento SAP. Il percorso verso S/4HANA Public Cloud presenterà delle sfide lungo il cammino, ma con una corretta pianificazione, governance ed esecuzione, le organizzazioni possono ottenere vantaggi e opportunità significativi dai loro sforzi di trasformazione digitale.
