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Al iniciar su viaje de transformación de la planificación de la cadena de suministro para implantar SAP IBP, las empresas tienen diferentes niveles de madurez; algunas quizá sigan utilizando archivos de Excel para su planificación de la demanda, el suministro o las existencias, mientras que otras utilizan SAP APO u otros sistemas de planificación heredados. El mundo en constante cambio y la rápida evolución de los retos hacen que sea imperativo explorar las ineficiencias u oportunidades dentro de su cadena de suministro. Algunas empresas lo tienen en cuenta y se embarcan en una transformación digital, y a ellas les siguen sus homólogas o competidoras.
Los objetivos y visiones de estas transformaciones suelen estar definidos por la alta dirección, pero a menudo no se comunican ni se adaptan (verticalmente) a toda la estructura de la organización. Es bastante fácil crear un sistema SAP IBP de primera clase con procesos líderes en el sector y luego pedir a la gente que siga el ejemplo, pero no funciona del todo así, ¿verdad? En general, a la gente no le gusta que le digan lo que tiene que hacer, al menos a mí no me gustaría. Si me obligan a comer el curry más sabroso, aunque esté preparado con los mejores ingredientes y de la forma más higiénica, si le echan mucho picante, seguiré sin comerlo.
Según Gartner, el 20% de las empresas considera que la resistencia al cambio es uno de los tres principales retos de la planificación de la cadena de suministro:
(Fuentes: Gartner)
Algunos de los principales retos de la transformación digital para la planificación de la cadena de suministro:
- Los procesos de negocio AS-IS pueden ser irrelevantes teniendo en cuenta que se definieron hace años. Las tensiones geopolíticas, los problemas logísticos, las pandemias, la IA, etc. hacen que estos procesos sean ineficaces u obsoletos.
- Procesos de negocio en silos, por ejemplo, S&OP (Sales & Operations Planning) y planificación a corto plazo trabajando en silos en lugar de hacerlo en colaboración, como todos deseamos, es una de las opiniones más comunes que hemos escuchado de los clientes.
- Incapacidad para soltar el control. Obviamente, no queremos un plan caótico de oferta o demanda, pero no soltar el control sobre ciertas cosas puede ser la verdadera fuente de ineficacia.
…y muchos otros factores (me pregunto si no habrá identificado ya cuatro en su organización). Pero el más desconocido de todos ellos es la gestión del cambio (vuelva a leer los puntos del 1 al 4 -tenemos que hablar cuanto antes si ese número ya supera 4 😊- y fíjese que si inserta una capa de gestión del cambio, seguro que los problemas empiezan a desenredarse y a ser menos complejos).
Según Gartner, la complejidad de la cadena de suministro sigue creciendo, impactando en los costes, los riesgos, la fiabilidad, los niveles de servicio, la satisfacción del cliente y la capacidad de implementar el cambio :
(Fuente: Gartner)
Teniendo en cuenta que el mundo ha cambiado desde la última vez que usted implantó una solución de planificación de la cadena de suministro, ya es hora de reexaminar los procesos y/o sistemas desde una perspectiva diferente. Estas son algunas de las razones para considerar la gestión del cambio en la planificación de la cadena de suministro:
- Los retos de S&OP y planificación estratégica han cambiado radicalmente en comparación con hace unos años (o incluso décadas). Por ejemplo, a la hora de concretar sus planes operativos y de ventas a medio y largo plazo, es posible que necesite ajustar los planes o incorporar contingencias y capacidad de recuperación a los mismos, ya que una pandemia puede haber terminado (pero nunca se está lejos de otra) o la crisis de los semiconductores puede haberse resuelto, pero nunca se sabe cuándo puede interrumpirse el suministro de otra materia prima.
- La adaptabilidad y la resiliencia en la planificación a corto plazo nunca han sido tan cruciales como ahora. Vivimos en una época en la que los suministros pueden pedirse para entrega en el mismo día en un abrir y cerrar de ojos o, peor aún, los pedidos pueden cancelarse o cambiarse por capricho. En consecuencia, los procesos, sistemas y arquitecturas construidos a lo largo de los años son cada vez más redundantes. Para integrarlo, hay que adaptarse y acostumbrarse al CAMBIO al tiempo que se aplican soluciones de planificación a corto plazo.
- Las nuevas tecnologías también plantean el reto de funciones y responsabilidades nuevas o diferentes. Por ejemplo, los algoritmos de Machine Learning pueden ayudar a obtener mejores resultados de planificación de forma más automatizada, pero también se necesitan personas dentro de la organización que entiendan cómo funcionan las herramientas de Machine Learning y que sean capaces de identificar cuándo y cómo se pueden cambiar los parámetros de estos algoritmos si cambian los factores de demanda en el mercado.
La lista puede seguir y seguir, y algunas de las razones pueden ser específicas del sector o del cliente, o de mayor importancia de una empresa o persona a otra; entonces se plantea la cuestión de cómo adaptarse o prepararse para un cambio de proceso.
Durante un programa de transformación de la planificación de la cadena de suministro, lo más habitual es centrarse en implementar el mejor software de su clase (como SAP IBP😉), así como tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial y el Machine Learning. Sin embargo, lo que lleva tiempo son las personas y la necesidad de gestión del cambio. A menudo pensamos en la gestión del cambio como la gestión de la formación (o incluso la gestión de las solicitudes de cambio), pero créame, no se trata solo de formación y habilitación, es mucho más que eso. Por eso deberíamos especificar un poco más y hablar de Organizational Change Management (gestión del cambio organizacional). La OCM es un enfoque sistemático y estructurado que permite a las organizaciones gestionar las transiciones con eficacia. Mediante un conjunto flexible de métodos, herramientas y modelos, la OCM permite a las partes implicadas identificar, planificar y ejecutar actividades para alcanzar el estado futuro deseado de la empresa. En particular, fomenta la mentalidad, los comportamientos y las competencias necesarias para poner en práctica la visión deseada a largo plazo.
Así pues, para los proyectos de IBP, el verdadero reto consiste en adaptar o repensar los procesos y llevar a todas las personas implicadas a lo largo del viaje para hacer realidad la visión, no sólo sobre el papel, sino en el día a día profesional de las personas (hablando de visión: piense en sus proyectos recientes, ¿cuántos de ellos tienen una visión real documentada y debidamente comunicada?).
La Organizational Change Management es esencial para el éxito de un proyecto de transformación. He aquí algunas razones por las que esta gestión es esencial:
- Compromiso de las partes interesadas: La Organizational Change Management garantiza que las principales partes interesadas participen y estén informadas durante todo el proyecto. Su aceptación y apoyo son esenciales para el éxito de la implantación.
- Cambio de comportamiento: Los proyectos de transformación exigen a menudo que los empleados adopten nuevos procesos, herramientas o formas de trabajar. La OCM ayuda a gestionar este cambio de comportamiento haciendo frente a la resistencia y fomentando la aceptación.
- Comunicación: la comunicación eficaz es esencial para cualquier transformación. La OCM elabora planes de comunicación, asegurándose de que los mensajes sean coherentes y transparentes.
- Formación y desarrollo de competencias: la OCM identifica las necesidades de formación y propone programas de formación adecuados. Esto ayuda a los empleados a adquirir las habilidades necesarias para los nuevos procesos.
- Mitigación de riesgos: la OCM evalúa los riesgos asociados al cambio y desarrolla estrategias de mitigación. Permite anticiparse a los retos y afrontarlos de forma proactiva.
No hay que olvidar que la OCM no solo tiene que ver con los procesos, sino también con las personas. Centrándose en sus necesidades, preocupaciones y disposición, las organizaciones pueden tener éxito en su transformación.
He aquí algunos de los modelos de gestión del cambio más conocidos que pueden utilizarse en proyectos de transformación:
- El modelo ADKAR de Prosci, que se centra en el cambio individual mientras guía a las personas a través del cambio. Se basa en cinco resultados que una persona debe alcanzar para que un cambio tenga éxito: Conciencia, Deseo, Conocimiento, Capacidad y Refuerzo:
- Los 8 pasos de John Kotter para acelerar el cambio en sus organizaciones creando urgencia, formando una visión, reuniendo a las personas adecuadas y eliminando los obstáculos. Este modelo también destaca los grandes beneficios de las victorias a corto plazo, que luego hay que mantener mediante un cambio acelerado y continuo.
- El modelo de cambio en tres etapas de Lewin se divide en tres fases: Unfreeze (lo que hay que cambiar), change (aplicar el cambio) y refreeze (revisar y dejar de volver a lo antiguo).
En Westernacher, hemos desarrollado nuestro propio enfoque de la OCM y siempre hemos defendido la idea de que, en la mayoría de las transformaciones digitales de éxito, la piedra angular son las PERSONAS. Son las personas las que marcan la diferencia. Por eso siempre recomendamos centrarse un 30% en SAP IBP como herramienta y un 70% en las personas y los procesos (que es donde entra en juego la gestión del cambio), porque en última instancia son estas personas las que utilizarán SAP IBP, y no al revés.
Referencias:
Prosci, Kotter Inc, Gartner
