Cliente
Westernacher Consulting
Industria
Informática y consultoría
Tecnologías clave
SAP S/4HANA
Año del proyecto
2020
País
Mundial
Como empresa pionera en consultoría SAP, Westernacher Consulting está liderando el salto a S/4HANA. Recientemente, la empresa dio el paso con una conversión global brownfield en 13 países con 16 códigos de empresa para el paso de un sistema ECC a S/4HANA. La migración se llevó a cabo sin problemas y con pocas interrupciones en las operaciones: un ejemplo brillante de lo sencilla y eficiente que puede ser una conversión. Westernacher Consulting está ahora mejor equipada con las nuevas funcionalidades y aplicaciones que ofrece, e incluso mejor preparada para futuros proyectos de clientes.
Seguir nuestra propia hoja de ruta para el cambio.
Fundada en 1969, Westernacher Consulting opera en todo el mundo, con consultores en Europa, Asia y América. Empresas medianas y grandes confían en Westernacher como socio de confianza para la innovación y la excelencia operativa. Más de 650 consultores proporcionan una profunda experiencia en consultoría de procesos y SAP, diseño e implementación de aplicaciones informáticas complejas.
Westernacher Consulting, con sede en Heidelberg (Alemania), gestiona también implantaciones globales y ofrece gestión del cambio y formación. Durante más de 50 años, este Gold Partner de SAP ha estado a la vanguardia de la digitalización y la automatización. En la actualidad, Westernacher es una de las marcas líderes mundiales en innovación impulsada por la tecnología.
Westernacher Consulting es experto en SAP ERP & Finance desde 1993. Pioneros en S/4HANA, hemos implementado el primer S/4HANA Simple Finance, ofreciendo la primera solución S/4HANA en la nube y completando la primera conversión a S/4HANA en el sector de la maquinaria industrial. Estamos entre los primeros en implementaciones de S/4HANA EWM embebido y TM. Al tiempo que recomendamos S/4HANA a nuestros clientes, naturalmente queremos implementarlo nosotros mismos y cosechar los frutos que sabemos que ofrece.
Embarcarse en el único camino hacia un futuro digital.
Tras 10 años en nuestro actual entorno SAP ECC, necesitábamos dar el salto tecnológico a S/4HANA para desbloquear muchas de las funcionalidades y aplicaciones que permite la nueva plataforma, la misma necesidad que cualquier empresa moderna que quiera estar bien equipada para el futuro.
Migrar a S/4HANA es la única forma de seguir beneficiándose de las actualizaciones e innovaciones de SAP. La falta de innovación en uno de los sistemas centrales de su empresa podría suponer la pérdida de su ventaja competitiva. Por lo tanto, la conversión a S/4HANA es un movimiento estratégico inevitable. Westernacher, pionero en tecnologías e implementaciones SAP, ha dado un buen ejemplo de cómo ejecutar la conversión de forma eficiente, mostrando una transición fluida.
Cada conversión tiene sus retos.
La conversión técnica de nuestro sistema SAP ECC interno a SAP S/4HANA comenzó en enero de 2020. Durante la fase de preparación, el sistema ECC existente se copió en un sistema sandbox y se analizó en detalle para prepararlo para S/4HANA. En abril, este sistema sandbox se convirtió a S/4HANA, que fue probado por los usuarios de la empresa. El sistema de producción se puso en marcha con éxito durante un fin de semana de octubre.
Antes de iniciar el proyecto, tuvimos en cuenta los siguientes retos para garantizar una implementación sin problemas: formación, facturación, depuración de datos, carga de trabajo, go-live simultáneo e interfaces externas. A lo largo de la implementación, superamos estos retos con éxito.
1
Formación según los procedimientos de la «nueva normalidad» de 2020
Había que reciclar a un equipo de 50 contables y equipos administrativos de todo el mundo. Esto se hizo especialmente difícil en medio de la pandemia de Covid-19. Toda la formación se realizó a distancia, mientras todo nuestro equipo de S/4 trabajaba desde casa. Al final, el esfuerzo de formación fue mucho menor de lo previsto, ya que cada persona sólo necesitó menos de un día completo de formación antes del go-live.
2
Retroceso previsto en la facturación
Si algo salía mal, nuestros procesos de facturación fallarían. Como parte de nuestras actividades de transición, habíamos planeado un retroceso, en caso de que la migración fallara, en varios puntos de control que habíamos establecido. En la práctica, no hubo ni un solo fallo y nuestros clientes no se habrían enterado de ningún cambio en nuestro backend.
3
Concepto de Business Partner para la conversión de datos
Conseguimos migrar todos los datos de forma precisa y completa dentro de los plazos previstos. El periodo de conversión duró un fin de semana largo (tres días en total), por lo que sólo se vio afectado un día de trabajo. Este día extra se utilizó para las comprobaciones finales del sistema por parte de los usuarios finales antes de liberar el sistema. Una conversión realmente perfecta.
La única área en la que tuvimos que hacer trabajo adicional fue la relativa a la conversión de nuestros proveedores y clientes al nuevo concepto de Business Partner. La integración de clientes y proveedores es un requisito previo para pasar a S/4HANA, que permite gestionar de forma centralizada los datos maestros de socios comerciales, clientes y proveedores, simplificando así las operaciones y los informes financieros.
4
Impacto en los procesos empresariales habituales
¿Supondría la implementación una sobrecarga para el equipo que tiene que realizar su trabajo diario normal? Por supuesto, hubo trabajo adicional para nuestro equipo de S/4HANA, pero no lo suficientemente importante como para que tuviéramos que contratar personal adicional. Para el éxito del proyecto era esencial contar con un responsable de proyecto dedicado, mientras que todas las demás funciones, incluidos los consultores, trabajaban a tiempo parcial.
5
Transferencia de múltiples entidades
Es innegable que convertir a la vez un sistema SAP ECC de 16 entidades jurídicas de todo el mundo con 16 sociedades puede ser un verdadero reto. Como no había posibilidad de convertir una entidad cada vez, tuvimos que hacer una implementación a lo grande. Resultó un éxito con problemas mínimos. Optamos por un enfoque de un solo paso, con la migración de la base de datos y la actualización del software realizadas simultáneamente.
6
Interfaces externas
Había que tener en cuenta y probar varias interfaces externas. Con un poco de atención antes de la transición, fue un ejercicio fluido sin sorpresas significativas.
Más sencillo, más rápido con S/4HANA.
Tras el éxito de la conversión a SAP S/4HANA, nuestro equipo financiero disfruta ahora de los cambios positivos que ha traído consigo la nueva plataforma innovadora. La mejora más significativa son unos procesos empresariales mucho más rápidos con entornos informáticos simplificados, lo que hace posible una toma de decisiones ágil y resiliente. La base de datos columnar en memoria SAP HANA acelera drásticamente el procesamiento de datos al tiempo que simplifica el modelo de datos.
El concepto de Business Partner evita la duplicación de datos maestros y simplifica la elaboración de informes financieros, ya que permite gestionar de forma centralizada los datos maestros de clientes y proveedores. Una interfaz de usuario intuitiva basada en Fiori aporta una experiencia de usuario excepcional, lo que se traduce en una reducción de los errores y un aumento de la productividad. El cambio a la nueva plataforma de SAP nos brinda la oportunidad de beneficiarnos de nuevas experiencias positivas con S/4HANA y nos prepara para futuros proyectos con clientes.
Lo que hizo que la conversión fuera un éxito.
Se trató de una implementación global a gran escala en 13 países con 16 códigos de empresa de un sistema ECC a medida de 10 años de antigüedad a S/4HANA. Atribuimos este enorme éxito a un sólido equipo de consultores con magníficos conocimientos y experiencia, esenciales para una transición fluida. El mérito también es de los usuarios de la empresa, experimentados y comprometidos, que dedicaron tiempo y esfuerzo a contribuir al diseño y las pruebas mientras continuaban con sus trabajos cotidianos. Un responsable de proyecto dedicado es crucial para organizar la carga de trabajo, sobre todo cuando todas las funciones son a tiempo parcial. La comunicación temprana y una planificación cuidadosa también son factores de éxito. Hay que prever más tiempo de inactividad del que se cree que se va a necesitar. Por último, pero no por ello menos importante, probar, probar y probar.
Me preocupaban los riesgos para la empresa asociados a un cambio de esta envergadura, pero con planificación y un equipo bien informado, ha sido un gran éxito para nosotros.
Roger Brooks, CFO de Westernacher Consulting
Mejoras continuas.
La conversión nos ayudó a identificar puntos fuertes adicionales en nuestros equipos, lo que dio lugar a nuevos procesos de solicitud de cambios. En vista de ello, nombramos responsables de cada proceso, que ahora priorizan y programan las mejoras de los nuevos procesos.
Tras una fase de hypercare de dos semanas, pusimos en marcha un programa de mejoras de los procesos, que nos permite trabajar más eficazmente con el nuevo sistema.
El resto de las entidades del grupo que aún no estaban ejecutando SAP se convertirán ahora a medida que desplegamos S/4HANA en nuestras regiones restantes.
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