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La implementación de SAP S/4HANA Public Cloud requiere una planificación estratégica, una coordinación meticulosa y una ejecución disciplinada. A diferencia de las implementaciones tradicionales on-premise, el modelo de public cloud impone algunas limitaciones en cuanto a personalización, escalabilidad y flexibilidad operativa. Por lo tanto, una gestión eficaz del proyecto es crucial para equilibrar estas limitaciones, al tiempo que se logran los objetivos del negocio.
Principios fundamentales para el éxito.
Las implementaciones de SAP S/4HANA Public Cloud tienen éxito gracias a varios principios, siendo primordial un fuerte liderazgo ejecutivo. Cuando el equipo directivo proporciona una dirección clara y defiende activamente el programa, especialmente en lo que respecta a la estandarización de los procesos, la implementación se desarrolla con mucha más fluidez y es mucho más probable que se alcancen los objetivos.
Antes de la implementación, las organizaciones suelen considerar la posibilidad de documentar sus procesos actuales, pero para las implementaciones de public cloud esto no debería ser un ejercicio extenso. Una documentación sencilla ayudará a gestionar los cambios y a identificar cualquier requisito realmente único, al tiempo que se mantiene el enfoque en la adopción de los procesos estándar de SAP.
SAP S/4HANA Public Cloud cuenta con muchos procesos de mejores prácticas, desarrollados a lo largo de los cincuenta años de experiencia de SAP. Siguiendo una estrategia «clean core» y limitando el alcance de la personalización, en comparación con las implementaciones on-premise o en private cloud, las empresas que implementan S/4HANA Public Cloud deben evaluar críticamente sus procesos empresariales y tratar de adaptarlos a las mejores prácticas de SAP, en lugar de esperar modificaciones extensas.
El éxito se consigue adoptando los procesos estándar de SAP, excepto cuando existe una ventaja competitiva real. Los procesos de compra estándar, por ejemplo, se adaptan perfectamente a la mayoría de las organizaciones, ya que las compras rara vez generan una ventaja competitiva. Los proyectos más exitosos aprovechan esta oportunidad para adoptar las mejores prácticas probadas, en lugar de verlas como limitaciones, y este enfoque pragmático reduce significativamente la complejidad y la duración del proyecto.
Metodología y fases del proyecto.
SAP proporciona la metodología Activate para implementaciones S/4, que se estructura en seis fases distintas:
- Descubrir: Realizar evaluaciones de viabilidad, establecer casos de negocio y esbozar requisitos de alto nivel; esto suele ser previo al contrato y forma parte de su proceso de selección de sistemas.
- Preparar: configurar el plan y el sistema del proyecto, incorporar los recursos clave y proporcionar el entorno en la nube.
- Explorar: completar talleres de ajuste a la norma, analizar la alineación de procesos e identificar posibles brechas; esta es una fase crucial para el éxito del proyecto.
- Realizar: configurar el sistema, integrarlo con las arquitecturas existentes, realizar pruebas exhaustivas y ejecutar estrategias de migración de datos.
- Desplegar: implementar las actividades de transición, completar la migración de datos y el Go-live.
- Ejecutar: Soporte hypercare para la estabilización y, a continuación, operaciones en curso y mejora continua.
Es imprescindible que la empresa participe de forma plena y activa en cada fase, pero sobre todo durante la fase Explorar. Los talleres de adaptación a los estándares durante esta fase desempeñan un papel decisivo a la hora de determinar cómo se alinea la empresa con los procesos de mejores prácticas de SAP.
Para la mayoría de las organizaciones, una implementación inicial enfocada resulta más eficaz. Comenzando solo con las funciones principales, como finanzas, ventas básicas y compras, la implementación suele tardar solo de 4 a 5 meses. Este enfoque específico permite a las organizaciones establecer rápidamente la funcionalidad esencial, manteniendo la flexibilidad para expandirse más adelante. Funciona especialmente bien con el paquete GROW with SAP, en el que se beneficia del acceso a otras soluciones SAP dentro de su contrato de licencia, como SAP Analytics Cloud, SAP BTP y, dependiendo de la versión de GROW que tenga licenciada, SAP Concur for Expenses. Esta estrategia de base permite a las organizaciones demostrar el valor inicial de su ERP en la nube y generar confianza para las fases futuras, en las que se pueden aprovechar los beneficios adicionales incluidos en GROW with SAP.
Desafíos y estrategias de mitigación del riesgo.
1. Evitar la personalización
Como ya se ha mencionado, SAP S/4HANA Public Cloud proporciona procesos estandarizados de mejores prácticas, lo que obliga a las empresas a cambiar sus procesos internos, en lugar del software. La participación temprana de las partes interesadas es esencial para alinear las expectativas e identificar los cambios necesarios en los procesos, y un plan sólido de gestión del cambio puede ayudar a facilitar una adopción más fluida.
2. Complejidad de la migración de datos
Las organizaciones deben comenzar la preparación de datos con anticipación, ya que esto a menudo requiere más tiempo del estimado inicialmente. También es importante recordar que no es necesario migrar todo a la nueva solución de SAP S/4HANA Public Cloud; por ejemplo, los productos que la empresa ya no vende no necesitan migrarse, ¡así que es una buena oportunidad para hacer una limpieza general de los datos maestros! Dependiendo del sistema que se vaya a sustituir, puede ser necesaria una mayor limpieza de datos, ya que SAP es más estricto en cuanto a la calidad de los datos que las soluciones ERP más antiguas, por ejemplo, asegurándose de que los códigos postales se ajustan al formato del país de la dirección. El mensaje clave aquí es ser proactivo con los datos y empezar pronto.
3. Gestión del cambio y adopción por parte de los usuarios
La transición a SAP S/4HANA Public Cloud y la adopción de los procesos estándar pueden requerir una sólida gestión del cambio organizativo, sobre todo si es necesario modificar los procesos empresariales internos para adoptar los procesos de SAP y existe resistencia a este cambio. La comunicación periódica, los programas de formación integral y los despliegues por fases pueden ayudar a la adopción por parte de los usuarios, pero la gestión del cambio merece una atención sostenida a lo largo del proyecto y debe tenerse en cuenta desde el principio, en lugar de ser una idea de última hora.
4. Integración con sistemas externos
Garantizar una integración sin fisuras y sólida entre SAP y aplicaciones de terceros es un factor crítico de éxito y exige un diseño, especificación y pruebas cuidadosos. Se recomienda encarecidamente realizar pruebas unitarias sobre la marcha, en lugar de esperar a que todo esté terminado antes de realizar las pruebas, ya que esto ahorrará tiempo y esfuerzo en general al identificar errores u otros desafíos imprevistos antes. Un enfoque Agile es la mejor metodología para las integraciones, sobre todo cuando hay que completar un gran número de ellas para que el Go-live sea un éxito.
5. Pruebas
Las pruebas de integración, las pruebas de aceptación por parte de los usuarios y las pruebas de rendimiento desempeñan un papel crucial para garantizar la disponibilidad del sistema. Las herramientas de prueba automatizadas pueden ayudar a gestionar el ciclo de actualización regular, pero como parte de la implementación, debe planificar varios ciclos de prueba y garantizar una participación empresarial adecuada, ya que es más sencillo resolver los problemas durante esta fase que después del Go-live.
6. SAP Cloud ALM
El uso de las herramientas adecuadas para gestionar la implementación también es un tema importante. SAP Cloud ALM, que se incluye en la suscripción a la nube, es probablemente la mejor herramienta para gestionar la implementación. Al proporcionar una estrecha integración con Central Business Configuration, Signavio y la capacidad de importar sin fisuras las tareas y aceleradores de la hoja de ruta de Activate, puede configurar y gestionar muy rápidamente su proyecto de implementación de forma centralizada. SAP Cloud ALM ofrece sólidas capacidades de gestión de proyectos (diagramas de Gantt, gráficos de quema, etc.), seguimiento de requisitos y características, gestión de pruebas, incluidas herramientas de automatización de pruebas. Todo esto está disponible a través de un navegador para que sus equipos de proyecto puedan colaborar eficazmente desde cualquier lugar, y la metodología guiada a través de la hoja de ruta de Activate ayuda a reducir el riesgo del proyecto al garantizar que se cubran todas las tareas. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que adapte las tareas predefinidas de Activate al tamaño y alcance de su implementación.
7. Gobernanza eficaz del proyecto
Una gobernanza eficaz del proyecto es importante para garantizar que la implementación avanza según lo previsto y cumple los objetivos empresariales requeridos. Si no se gestiona y gobierna eficazmente el proyecto, la implementación fracasará. Las reuniones periódicas del comité directivo mantienen el impulso del proyecto y los controles de calidad al final de cada fase ayudan a mantener la calidad de la implementación a lo largo del proyecto. También es importante establecer un consejo de estandarización de soluciones (Solution Standardization Board, SSB) para supervisar las desviaciones del proceso y mantener la alineación con los procesos estándar en la medida de lo posible. El SSB revisa cualquier requisito no estándar o solicitud de personalización para validar el caso de negocio de la desviación y es responsable de aprobar cualquier personalización o extensión.
Además, definir indicadores clave de rendimiento (KPI) enlazados a los objetivos de negocio y al caso de negocio del proyecto ayudará a medir el éxito de la implementación e impulsar mejoras continuas. Establecer mediciones de referencia antes de la implementación ayuda a cuantificar las mejoras y justificar la inversión, y supervisar estos KPI durante el proyecto ayudará a garantizar que las prioridades del negocio estén en primer plano.
Garantizar un Go-live y una post implementación sin fisuras.
También es esencial una estrategia estructurada de Go-live, que incorpore tareas detalladas de transición en el orden en que deben realizarse, planes de contingencia en caso de problemas de última hora y un proceso de resolución de problemas que permita una resolución rápida y puntual: ¡los retrasos no son una opción durante la transición!
El soporte posterior a la implementación requiere una cuidadosa consideración, y siempre recomendamos un período de hypercare para gestionar los desafíos operativos en las primeras etapas y ayudar a estabilizar el sistema y los procesos, junto con un servicio AMS continuo para resolver problemas que surjan después de que el proyecto haya sido cerrado y que no serán tratados por el Soporte SAP, como preguntas del tipo «¿cómo hago para …?»
Un centro de excelencia especializado ayuda a mantener la calidad de las soluciones y garantiza la satisfacción continua de los usuarios. Este equipo suele responsabilizarse de las iniciativas de mejora continua, gestionando el ciclo de actualización periódico y asegurando que la empresa obtenga el máximo rendimiento de la inversión.
Además, SAP Cloud ALM puede seguir utilizándose después de Go-live para proporcionar supervisión operativa en tiempo real de los procesos empresariales, las integraciones, la ejecución de trabajos y el rendimiento y el estado del sistema. Mediante análisis integrados y aprendizaje automático, puede detectar y predecir anomalías y, si se habilita, se pueden configurar acciones correctivas automatizadas para mantener el buen funcionamiento de la empresa con una mínima intervención manual.
Conclusión.
Adoptar un enfoque estructurado siguiendo la metodología SAP Activate, respaldado por un liderazgo comprometido y una estandarización pragmática de los procesos, sienta las bases para el éxito de las implementaciones de SAP S/4HANA Public Cloud. Al comprender y trabajar dentro de las limitaciones del modelo de public cloud, las organizaciones pueden lograr una implementación racionalizada y maximizar su inversión en SAP. El viaje a S/4HANA Public Cloud presentará desafíos a lo largo del camino, pero con una planificación, gobernanza y ejecución adecuadas, las organizaciones pueden obtener importantes beneficios y oportunidades de sus esfuerzos de transformación digital.
