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Le déploiement de SAP S/4HANA Public Cloud nécessite une planification stratégique, une coordination méticuleuse et une exécution rigoureuse. Contrairement aux déploiements on-premise traditionnels, le modèle public cloud impose certaines contraintes en matière de personnalisation, d’évolutivité et de flexibilité opérationnelle. Par conséquent, une gestion de projet efficace est cruciale pour équilibrer ces limitations, tout en atteignant les objectifs de l’entreprise.
Les principes fondamentaux de la réussite.
Les implémentations de SAP S/4HANA Public Cloud réussissent grâce à plusieurs principes, dont le plus important est une direction forte. Lorsque l’équipe de direction fournit des orientations claires et soutient activement le programme, en particulier en ce qui concerne la normalisation des processus, l’implémentation se déroule beaucoup plus facilement et a beaucoup plus de chances d’atteindre ses objectifs.
Avant l’implémentation, les organisations envisagent souvent de documenter leurs processus actuels, mais pour les implémentations de public cloud, cela ne devrait pas être un exercice fastidieux. Une documentation simple facilitera la gestion du changement et permettra d’identifier les exigences véritablement uniques, tout en restant concentré sur l’adoption des processus standard SAP.
SAP S/4HANA Public Cloud dispose de nombreux processus de bonnes pratiques, développés grâce aux cinquante années d’expérience de SAP. En suivant une stratégie « clean core” et en limitant l’étendue de la personnalisation par rapport aux implémentations on-premise ou private cloud, les entreprises qui implémentent S/4HANA Public Cloud doivent évaluer de manière critique leurs processus métiers et chercher à les adapter aux bonnes pratiques de SAP, plutôt que de s’attendre à des modifications importantes.
La réussite passe par l’adoption des processus standard de SAP, sauf lorsqu’il existe un véritable avantage concurrentiel. Les processus d’achat standard, par exemple, conviennent parfaitement à la plupart des organisations, car l’approvisionnement est rarement un avantage concurrentiel. Les projets les plus réussis considèrent cela comme une opportunité d’adopter les meilleures pratiques éprouvées, plutôt que de les considérer comme des limitations, et cette approche pragmatique réduit considérablement la complexité et la durée des projets.
Méthodologie et phases du projet.
SAP fournit la méthodologie Activate pour les implémentations S/4, qui est structurée en six phases distinctes :
- Discover :réaliser des études de faisabilité, établir des analyses de rentabilité et définir les exigences de haut niveau ; cette étape précède généralement la signature du contrat et fait partie de votre processus de sélection de systèmes
- Prepare : mettre en place le plan et le système du projet, intégrer les ressources clés et fournir l’environnement cloud
- Explore : réaliser des ateliers d’adaptation aux normes, analyse de l’alignement des processus et identification des écarts potentiels – il s’agit d’une phase cruciale pour la réussite du projet
- Realise : configurer le système, l’intégrer aux architectures existantes, effectuer des tests approfondis et mettre en œuvre des stratégies de migration des données
- Deploy : implémenter les activités de transition, terminer la migration des données et le Go-live
- Run : support hypercare pour la stabilisation, puis opérations en cours et amélioration continue
L’engagement total et actif de l’entreprise à chaque phase est impératif, mais surtout pendant la phase Explore. Les ateliers d’adaptation aux normes organisés pendant cette phase jouent un rôle décisif dans l’alignement de l’entreprise sur les processus de bonnes pratiques de SAP.
Pour la plupart des organisations, une implémentation initiale ciblée s’avère la plus efficace. En commençant uniquement par les fonctions essentielles telles que la finance, les ventes de base et les achats, l’implémentation ne prend généralement que 4 à 5 mois. Cette approche ciblée permet aux organisations de mettre en place rapidement les fonctionnalités essentielles tout en conservant la flexibilité nécessaire pour les développer ultérieurement. Elle fonctionne particulièrement bien avec le package GROW with SAP, qui vous permet d’accéder à d’autres solutions SAP dans le cadre de votre contrat de licence, telles que SAP Analytics Cloud, SAP BTP et, selon la version de GROW dont vous disposez, SAP Concur for Expenses. Cette stratégie de base permet donc aux entreprises de tirer rapidement profit de leur ERP Cloud et de renforcer leur confiance pour les phases futures, au cours desquelles vous pourrez tirer parti des avantages supplémentaires inclus dans GROW with SAP.
Défis et stratégies d'atténuation des risques.
1. Éviter la personnalisation
Comme mentionné précédemment, SAP S/4HANA Public Cloud fournit des processus standardisés basés sur les meilleures pratiques, ce qui oblige les entreprises à modifier leurs processus internes plutôt que le logiciel. Il est essentiel d’impliquer rapidement les parties concernées afin d’aligner les attentes et d’identifier les changements de processus nécessaires. Un plan de gestion du changement solide peut également faciliter l’adoption.
2. La complexité de la migration des données
Les entreprises doivent commencer la préparation des données le plus tôt possible, car cela prend souvent plus de temps que prévu. Il est également important de se rappeler qu’il n’est pas nécessaire de tout migrer vers la nouvelle solution SAP S/4HANA Public Cloud. Par exemple, les produits que l’entreprise ne vend plus n’ont pas besoin d’être migrés, c’est donc une bonne occasion de faire un grand nettoyage de vos données de base ! Selon le système remplacé, un nettoyage plus approfondi des données peut être nécessaire, car SAP est plus strict en termes de qualité des données que les anciennes solutions ERP, par exemple en s’assurant que les codes postaux correspondent au format du pays de l’adresse. Le message clé ici est d’être proactif sur les données et de s’y prendre tôt.
3. Gestion du changement et adoption par les utilisateurs
La transition vers SAP S/4HANA Public Cloud et l’adoption des processus standard peuvent nécessiter un solide Organisational Change Management, en particulier si les processus métiers internes doivent être modifiés pour adopter les processus SAP et qu’il existe une résistance à ce changement. Une communication régulière, des programmes de formation complets et des déploiements progressifs peuvent faciliter l’adoption par les utilisateurs, mais la gestion du changement mérite une attention soutenue tout au long du projet et doit être prise en compte dès le début, plutôt qu’après coup.
4. Intégration avec des systèmes externes
Garantir une intégration transparente et robuste entre SAP et des applications tierces est un facteur de réussite essentiel qui nécessite une conception, des spécifications et des tests minutieux. Il est fortement recommandé de procéder à des tests unitaires au fur et à mesure, plutôt que d’attendre que tout soit terminé avant de tester, car cela permettra de gagner du temps et de réduire les efforts en identifiant plus tôt les bogues ou autres défis imprévus. Une approche Agile est de loin la meilleure méthodologie à utiliser pour les intégrations, en particulier lorsqu’il y en a un grand nombre à réaliser pour réussir le Go-live.
5. Tests
Les tests d’intégration, les tests d’acceptation par les utilisateurs et les tests de performance jouent tous un rôle crucial pour garantir la disponibilité du système. Les outils de test automatisés peuvent aider à gérer le cycle de mise à jour régulier, mais dans le cadre de l’implémentation, vous devez prévoir plusieurs cycles de test et veiller à ce que les entreprises y participent de manière adéquate, car il est plus facile de résoudre les problèmes pendant cette phase qu’après le Go-live.
6. SAP Cloud ALM
L’utilisation des bons outils pour gérer l’implémentation est également un sujet important. SAP Cloud ALM, qui est inclus dans l’abonnement cloud, est très probablement le meilleur outil à utiliser pour gérer l’implémentation. Grâce à son intégration étroite avec Central Business Configuration et Signavio et à sa capacité à importer de manière transparente les tâches et accélérateurs de la roadmap Activate, vous pouvez très rapidement configurer et gérer de manière centralisée votre projet d’implémentation. SAP Cloud ALM offre de solides capacités de gestion de projet (diagrammes de Gantt, graphiques d’avancement, etc.), de suivi des exigences et des fonctionnalités, ainsi que de gestion des tests, y compris des outils d’automatisation des tests. Tous ces outils sont disponibles via un navigateur, ce qui permet à vos équipes de projet de collaborer efficacement où qu’elles se trouvent. La méthodologie guidée via la roadmap Activate contribue à réduire les risques du projet en s’assurant que toutes les tâches sont couvertes. Il est toutefois fortement recommandé d’adapter les tâches préconstruites d’Activate à la taille et au périmètre de votre implémentation !
7. Gouvernance efficace du projet
Une gouvernance efficace du projet est importante pour garantir que l’implémentation se déroule comme prévu et permet d’atteindre les objectifs commerciaux requis. Une gestion et une gouvernance inefficaces du projet entraîneront un échec de l’implémentation. Des réunions régulières du comité de pilotage permettent de maintenir la dynamique du projet et les points de contrôle qualité de fin de phase contribuent à maintenir la qualité de l’implémentation tout au long du projet. Il est également important de mettre en place un comité de standardisation des solutions (Solution Standardization Board, SSB) pour superviser les écarts par rapport aux processus et maintenir autant que possible l’alignement sur les processus standard. Le SSB examine toute exigence non standard ou demande de personnalisation afin de valider l’analyse de rentabilité de l’écart et est responsable de l’approbation de toute personnalisation ou extension.
De plus, la définition d’indicateurs clés de performance (KPI) liés aux objectifs commerciaux et à l’analyse de rentabilité du projet permettra de mesurer le succès de l’implémentation et de favoriser des améliorations continues. L’établissement de mesures de référence avant l’implémentation permet de quantifier les améliorations et de justifier l’investissement, tandis que le suivi de ces KPI pendant le projet permettra de s’assurer que les priorités commerciales sont bien prises en compte.
Assurer un Go-live et une post-implémentation transparents.
Une stratégie structurée de Go-live est également essentielle, intégrant des tâches de transition détaillées dans l’ordre où elles doivent se produire, une planification d’urgence en cas de problèmes de dernière minute et un processus de résolution des problèmes pour permettre une résolution rapide et immédiate – les retards ne sont pas une option pendant la transition !
Le support post-implémentation doit être soigneusement étudié, et nous recommandons toujours une période d’hypercare pour gérer les défis opérationnels de la phase initiale et aider à stabiliser le système et les processus, ainsi qu’un service AMS continu pour résoudre les problèmes qui surviennent après la clôture du projet et qui ne seront pas traités par le support SAP, tels que les questions de type « comment faire pour … ? »
Un centre d’excellence dédié contribue à maintenir la qualité des solutions et garantit la satisfaction continue des utilisateurs. Cette équipe prend souvent en charge les initiatives d’amélioration continue, gère le cycle de mise à niveau régulier et veille à ce que l’entreprise obtienne un retour sur investissement maximal.
En outre, SAP Cloud ALM peut continuer à être utilisé après le Go-live pour assurer un suivi opérationnel en temps réel des processus métiers, des intégrations, de l’exécution des tâches, des performances et de l’état du système. Grâce à des analyses intégrées et au machine learning, il peut détecter et prévoir les anomalies et, si cette fonction est activée, des actions correctives automatisées peuvent être configurées pour maintenir le bon fonctionnement de l’entreprise avec un minimum d’intervention manuelle.
Conclusion.
Une approche structurée suivant la méthodologie SAP Activate, soutenue par un leadership engagé et une standardisation pragmatique des processus, constitue la base d’une implémentation réussie de SAP S/4HANA Public Cloud. En comprenant et en travaillant dans les limites du modèle public cloud, les entreprises peuvent optimiser leur déploiement tout en maximisant leur investissement SAP. Le passage à S/4HANA Public Cloud présentera des défis en cours de route, mais avec une planification, une gouvernance et une exécution appropriées, les organisations peuvent tirer des avantages et des opportunités significatifs de leurs efforts de transformation digitale.
