Veröffentlicht am 19. Juli 2021 – Dr. Oliver Blau, Managing Director bei Westernacher
Beim Lesen der Kommentare zu unserem letzten Artikel “Finanzplanung mit SAP Analytics Cloud” stellten wir fest, dass der Wunsch nach mehr Detailinformationen besteht. Insbesondere die Frage “Warum sind wir heute so viel schneller?” ist diskussionswürdig, denn die Implementierung einer Finanzplanung mit SAP-Mitteln war früher mit großem Aufwand verbunden. Noch 2010 galt es als selbstverständlich, dass die Implementierung einer SAP-Finanzplanungslösung mit einem enormen Budget und Zeitrahmen einhergeht; heute sehen wir, dass wir eine bessere Lösung zu einem Bruchteil dieser Budgets in hoher Geschwindigkeit liefern können. Zu Recht werden wir gefragt, wie das möglich ist.
Heutige SAP-Analytics-Cloud-basierte (SAC) Finanzplanungslösungen sind den vielen dezentralen, eigenständigen und Excel-basierten Lösungen, mit denen sich Unternehmen immer noch herumschlagen, technisch und funktional um Lichtjahre voraus. Zudem sind diese SAC-basierten Lösungen im Vergleich zu klassischen integrierten SAP-Lösungen wie SAP BPC oder SAP BI-IP in vielerlei Hinsicht cleverer und einfacher. Warum das so ist erklären wir im folgenden anhand von sieben einfachen Beispielen.
Design.
Was heutzutage unmittelbar hilft (und das ist völlig unabhängig vom Zielsystem oder der Lösung) ist die Tatsache, dass es viel breitere Erfahrungswerte innerhalb der Business-Teams eines Unternehmens gibt. Die meisten funktionalen Planungsexperten arbeiten bereits mit einem Tool an ihren Finanzplänen und es gibt etablierte Prozesse, auf denen wir aufbauen können und klare Vorstellungen, was in Zukunft verändert und verbessert werden muss. Bei einem derartigen Detail-Know-how sehen wir eine breite Nachfrage im Markt nach standardisierten Lösungen und Paketangeboten, die als Startpunkt einer Implementierung dienen und Quick Wins bieten können.
Beteiligte Personen und Veränderungen der Zuständigkeit.
Aus organisatorischer Sicht gibt es heute deutlich weniger Stakeholder und Beteiligte bei der Konzeption und Implementierung einer Finanzplanungslösung auf Basis von SAP Analytics Cloud. Diese Tatsache steht in hartem Kontrast zu komplexen, von IT-Spezialisten getriebenen Lösungen wie SAP BPC oder SAP BI-IP: Bei diesen Lösungen muss die IT-Abteilung während des gesamten Prozesses stark eingebunden werden. Cloud-Lösungen wie SAC haben den Fokus bei Design und Implementierung nun dorthin verlagert, wo er hingehört – zu den Business-Teams. Die Beteiligung der IT ist stark reduziert, und zwar auf die Bereitstellung der genuinen technischen Basis der Cloud-Anwendung, wie Systemanbindung und Benutzerverwaltung.
Self-Service.
Der Self-Service-Trend wird durch die bereitgestellten Optionen innerhalb von SAC weiter gefördert. Self-Service-Reporting war lange Zeit der Traum der Fachanwender; allerdings wurden sie immer wieder enttäuscht, wenn vollmundige Versprechungen auf die harte Realität trafen. Wenn Self-Service jedoch als die Fähigkeit der Fachanwender definiert wird, ihre eigenen Stories (Berichte) in SAC auf der Basis von Datenmodellen zu erstellen, dann können wir mit Sicherheit sagen, dass diese Träume in unseren Planungsprojekten endlich wahr werden. Eine solche direkte Hands-on-Beteiligung des Business-Teams erzeugt nicht nur Begeisterung und macht Spaß, sondern reduziert auch den Aufwand und die Kosten für externe Berater.
Integrierte Funktionalitäten.
SAC bietet eine Vielzahl von Out-of-the-Box-Funktionen für die Planung (z.B. Allokationen und intelligente Verteilungen), die andere SAP-Planungswerkzeuge nicht aufweisen. Zugegebenermaßen bieten klassische Planungsplattformen wie SAP BPC oder BI-IP eine große Flexibilität, die es Ihnen ermöglicht, zu entwerfen, was immer Sie wollen. Allerdings hat diese vollständige Freiheit ihren Preis: komplexe, kundenspezifische Entwicklungen müssen den kompletten Zyklus von Design, Entwicklung, Test und Fehlerbehebung durchlaufen. Die Fachbereiche und die IT müssen eine Vielzahl von Testfällen erstellen und ausführen, um dies zu unterstützen. Darüber hinaus gibt es oft endlose Workshops und unzählige Stunden, die damit verbracht werden, Geschäftslogik, Ausnahmebehandlung, Leistungsmessung und -verbesserung usw. zu definieren und zu programmieren – um nur eine Handvoll der üblichen Aufwandstreiber zu nennen.
Erfassung der Daten.
Die Vorteile, die sich aus der Integration eines Finanzplanungstools in die SAP S/4HANA-Plattform ergeben, ist einer der Hauptgründe für die Wahl eines SAP-Planungstools. Die schnelle Integration vergangener und aktueller Daten in den Planungsprozess oder die Write-Back-Funktionalität erfordert eine solide Datenbasis, die häufig bereits in SAP BW-Systemen vorhanden ist, und die leicht mit der SAP Analytics Cloud verbunden werden kann. Auf diese Weise ist die Datenbeschaffung für den Planungsprozess – auch wenn einige Erweiterungen notwendig sein sollten – kein wirklicher Aufwandstreiber mehr.
Agiles Bereitstellungsmodell.
Während es keine Alternative zu den hohen Entwicklungsaufwänden (im Bereich von 50+%) gab, um die Kernfunktionalitäten in SAP BPC und BI-IP zu bauen, bevor sie mit Business-Teams für eine “Early Access”-Beteiligung geteilt werden konnten, stehen wir heute vor einem völlig anderen Setup, wenn wir SAP Analytics Cloud für die Finanzplanung nutzen.
Um die Datenaufbereitung können sich die Fachanwender jetzt direkt im Tool kümmern, und dieses Vorgehen bietet zudem die Möglichkeit, Schlüsselanwender in das Tool einzuführen und ihnen ihre erste Schulung zu geben. Indem die Business-Teams von Anfang an eine aktive Rolle im Entwicklungsprozess übernehmen, werden sie außerdem in die Lage versetzt, Verantwortung zu übernehmen und die Storys in SAC so zu erstellen, dass sie bei ihrer Arbeit am besten unterstützt werden. In kleineren Iterationszyklen werden eher IT-getriebene Themen wie Versionierung, Berechtigungen oder Datenverbindungen parallel dazu entwickelt, während Key-User ihre neuen Prozesse mit sorgfältig ausgewählten Endanwendern testen.
Dadurch wird der gesamte Entwicklungsprozess interaktiver und bleibt trotz des geringeren Gesamtaufwands näher an den Business-Usern als je zuvor. Ein weiterer großer Vorteil dieser Art der Zusammenarbeit ist, dass die Entwicklungen durchgängig geschäftsgetrieben sind und die üblichen Risiken von Fehleinschätzungen und grundlegenden Designfehlern praktisch unmöglich werden.
Technologie.
Performance-Probleme in klassischen Tools stellten in der Vergangenheit immer wieder eine technische Herausforderung bei der Entwicklung neuer Planungstools dar. Oft mussten die Ambitionen der Business- und IT-Teams sorgfältig gegen die mangelnde Performance abgewogen werden, die die Endanwender bereit waren, in Kauf zu nehmen. Zum Glück gehören diese Überlegungen mit dem Aufkommen moderner In-Memory-Plattformen mehr oder weniger der Vergangenheit an. Diese unvermeidlichen Bemühungen um Performance-Tuning sind in modernen SAP HANA-basierten Planungsanwendungen obsolet, sofern das Entwicklungsteam über das nötige Wissen verfügt, um die In-Memory-Plattform optimal zu nutzen. Ein solch tiefes Wissen über den Technologie-Stack ist in der SAP Analytics Cloud völlig unnötig, da sie so aufgebaut ist, dass sie die HANA-Performance optimal und für den Endanwender unsichtbar nutzt.
Am Ende werden immer die konkreten funktionalen Anforderungen darüber entscheiden, ob die einfache und überschaubare SAP Analytics Cloud oder die komplexe, vollwertige SAP BPC-Plattform benötigt wird. Komplizierte und schwierige Geschäftsanforderungen rechtfertigen zwangsläufig den größeren Entwicklungsaufwand mit SAP BPC. Unsere Erfahrung ist jedoch, dass Finanzplanungsanwendungen nur sehr selten dazu gehören. Oft kann SAC gegenüber BPC bevorzugt eingesetzt werden und führt trotz geringerer Implementierungskosten zu besseren Ergebnissen mit höherer Kundenzufriedenheit.
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