Veröffentlicht am 31. Juli 2020 – Oliver Blau, Managing Director bei Westernacher Consulting
Umfragen zeigen, dass viele Unternehmen, die SAP ECC einsetzen, den Business Case und die Risiken, die mit einer SAP S/4HANA-Umstellung verbunden sind, als eine der größten Herausforderungen ihrer strategischen IT-Roadmaps1 ansehen.
Bisher fehlte es immer an einer risikoarmen, kostengünstigen und kompletten Lösung für dieses Problem. Bis jetzt. Vor allem für einzelne SAP ECC-Systeme, die auf SAP S/4HANA umgestellt werden sollen, gibt es nun einen unkomplizierten Ansatz, der dieses Dilemma löst. Im Folgenden erfahren Sie die wichtigsten Schritte auf Ihrem Weg zur direkten Umstellung auf SAP S/4HANA.
Die Herangehensweise.
Das Ende der Wartung ist der Haupttreiber für den Wechsel, gefolgt vom Wunsch nach einem zukunftssicheren System, das die Digitale Transformation von Geschäftsprozessen ermöglicht. Diese Prioritäten bilden die Basis für die Reihenfolge bei der Herangehensweise:
Kurzum: Sie stellen Ihr System zunächst rein technisch und auf sichere und effiziente Weise um. Erst im darauffolgenden Schritt nutzen Sie die neue Plattform für Geschäfts- und Prozesstransformationen. Die rein technische Konvertierung bringt Ihnen zunächst nur wenige Vorteile. Allerdings garantiert Ihnen die Entkopplung der Schritte minimale Kosten und Unterbrechungen in dieser ersten Phase. Sie können sich voll auf die jeweiligen Schritte fokussieren und profitieren von überschaubaren Projekten. Die eigentlichen Geschäftsinnovationen können dann in schnellen, agilen Transformationsschritten folgen.
Technische Konvertierung
Eine erfolgreiche Umstellung auf SAP S/4HANA ist die Voraussetzung für nachfolgende Prozessinnovationen.
Die technische Konvertierung auf ein SAP S/4HANA-System ist ein obligatorischer erster Schritt.
Die technische Konvertierung behält Daten und Konfiguration eines SAP ERP-Systems in SAP S/4HANA bei.
Innovationen für Ihr Unternehmen
SAP S/4HANA als Plattform ermöglicht echte Innovationen für Ihr Unternehmen.
Nach der Konvertierung auf SAP S/4HANA werden in unterschiedlichen Bereichen direkt verschiedene Innovationen auf den Weg gebracht, um die Werthaltigkeit Ihrer Geschäftsprozesse zu optimieren.
Dieses Vorgehen ist alternativlos, wenn sie über knappe Ressourcen verfügen, um die Konvertierung auf SAP S/4HANA zu unterstützen, oder ihr Geschäft ohne Ausfallzeiten oder Einschränkungen weiterlaufen muss.
Technische Konvertierung.
Die rein technische Konvertierung eines bestehenden einzelnen SAP ECC-Systems auf SAP S/4HANA kann in kleine, unabhängig voneinander durchführbare Schritte unterteilt werden. Insbesondere die Schritte, die zwar Voraussetzung für die Konvertierung sind, aber bereits vor Beginn der Konvertierung unabhängig durchgearbeitet und abgeschlossen werden können, sollten auch direkt umgesetzt werden.
Speicherplatz Optimierung
1
Technische Voraussetzungen
2
Sandbox Konvertierung
3
Konvertierung des Produktivsystems
4
Speicherplatz-Optimierung und technische Voraussetzungen.
Zwei Beispiele in diesem Schritt sind die Unicode-Konvertierung und das Vorhandensein eines Archivierungskonzepts. Während die Unicode-Konvertierung eine Pflichtaufgabe ist, die vor der Umstellung auf SAP S/4HANA abgeschlossen sein muss, ist eine Archivierung optional. Die SAP S/4HANA Konvertierung kann auch ohne Archivierung durchgeführt werden.
Aus unserer Erfahrung sind Unicode-Konvertierungen in den meisten ECC-Systemen bereits abgeschlossen. Wenn nicht, sollten sie sofort eingeplant werden, um sicherzustellen, dass sie vor Beginn der Umstellung abgeschlossen sind.
Hinsichtlich Archivierung gibt es nach wie vor eine große Anzahl vor allem kleinerer Systeme, die ohne Archivierungskonzept betrieben werden. Um die richtige Größe des SAP HANA-Systems für Ihr SAP S/4HANA zu finden, sollten Sie sich frühzeitig mit Archivierung beschäftigen. Es ist sinnvoll, dies auch unabhängig vom Umstellungsprojekt und idealerweise weit im Voraus zu tun.
Die Entkopplung dieser Aufgaben von der technischen Umstellung gibt Ihnen die Freiheit, sich ausschließlich auf die begrenzte Anzahl der technischen Schritte in Ihrem Konvertierungsprojekt zu konzentrieren. Sie können die Custom Code-Konvertierung für SAP HANA auch außerhalb Ihres SAP S/4HANA-Konvertierungsprojekts vollziehen. Unabhängig davon, ob Sie die Vorbereitungsarbeiten intern durchführen oder an einen Partner – vorzugsweise durch Near- oder Offshore-Ressourcen – auslagern, indem sie parallelisiert durchführt und von einem lokalen Entwicklungsleiter gesteuert werden, kann der überwiegende Teil der Arbeiten außerhalb Ihres Konvertierungsprojekts durchgeführt werden.
Konvertierung der Sandbox.
Wenn die Schritte wie beschrieben umgesetzt werden, ist beim eigentlichen Konvertierungsprojekt nicht mehr allzu viel zu tun: Die Anlagenbuchhaltung, das neue Hauptbuch und das Material-Ledger können technisch ohne großen Aufwand (aber mit vorerst begrenztem Nutzen) umgestellt werden, um die Konvertierung zu ermöglichen. Mehrwerte, die sich aus möglichen Prozessverbesserungen bereits mit diesen Komponenten ergeben, können nach der Umstellung des Produktivsystems direkt generiert werden.
Der Geschäftspartner ist eine zentrale Komponente in SAP S/4HANA und muss entsprechend implementiert werden. Auch sind zumindest einige kleinere Anpassungen im Berechtigungskonzept – z.B. im Fiori-Bereich – zu berücksichtigen.
In jedem Fall empfehlen wir dringend, die verbleibenden Konvertierungsschritte in einem Sandbox-System zu testen. Die Konvertierung der Sandbox, die eine Kopie Ihres aktuellen Produktivsystems ist, ermöglicht Ihnen folgendes:
- Sehr realitätsnahe Simulation der konkreten Konvertierung sowie wichtige Erfahrungen beim technischen Ablauf der Konvertierung.
- Eliminierung der meisten Risiken im Hinblick auf die Konvertierung des Produktivsystems.
- Die Sicherheit, dass alle Prozesse weiterhin durchgängig ausgeführt werden können, einschließlich derjenigen Prozesse, die durch kundeneigenen Code und Schnittstellenanwendungen unterstützt werden.
- Ermittlung des Bedarfs an Änderungsmanagement und Schulungen.
- Ausbildungssystem für das in dieser Phase begrenzt notwendige Änderungsmanagement und den Bedarf an Trainings.
- Verfügbarkeit eines Systems, um Prozess- und Geschäftsverbesserungen auf SAP S/4HANA mit eigenen Daten zu identifizieren und zu prüfen.
Die erfolgreiche Konvertierung des Sandboxsystems ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Konvertierung der Produktionslandschaft.
Konvertierung des Produktivsystems.
Die Konvertierung des Produktivsystems findet nach intensivem Testen der Prozesse in der Sandbox statt. Bei dem hier beschriebenen Vorgehen ist die Umstellung im Grunde nur noch eine technische Umstellung, die in Ihrer Produktivlandschaft durchgeführt werden muss: Entwicklungs-, Qualitäts- und Produktionssystem.
In komplexen Systemlandschaften gibt es natürlich noch zusätzliche Schritte, die berücksichtigt werden müssen. Eine Transformation der Landschaft mit mehr als einem ECC-System bringt zusätzliche Komplexität mit sich z.B. hinsichtlich einer System- und Stammdatenharmonisierung – dennoch ist der beschriebene strukturierte Ansatz grundsätzlich immer noch der gleiche.
1 https://www.businesswire.com/news/home/20190619005087/en/Survey-SAP-Licensees-Reveals-Two-ThirdsPlans-Undecided
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